Incontestablement, la visioconférence se positionne comme une technologie incontournable au sein des entreprises en répondant à de nombreuses demandes et en permettant de s’affranchir de contraintes importantes telles que les réunions présentielles ou les déplacements multiples. Si historiquement la visioconférence est utilisée par les grands comptes, elle semble aujourd’hui se démocratiser en étant massivement adoptée par les PME, mais n’en reste pas moins soumise à un ensemble de critères techniques, organisationnels et fonctionnels. Par Loic Ferary, Directeur COMIRIS Global Services

N’oublions pas que la visioconférence professionnelle n’a rien à voir avec les technologies grand public, que ce soit en termes de disponibilité du service ou encore de qualité. L’objectif de cette tribune est donc de cartographier un certain nombre de pistes à prendre en compte afin de garantir le succès opérationnel de son projet de visioconférence.

Le contexte du projet

Avant toute chose, il convient de se rappeler que la technologie pour la technologie n’a jamais été une réponse efficace et la visioconférence n’échappe pas à la règle. Il est tout d’abord nécessaire de parfaitement comprendre les attentes du client : usages, modèles organisationnels de la société, population concernée… sont autant de données concrètes qui permettent dès le départ de bien appréhender l’envergure du projet ainsi que les aspects techniques et fonctionnels qui en découleront. Il est donc essentiel d’avoir une vision globale des attentes afin de déployer l’infrastructure la mieux adaptée.

La dimension technique

A ce stade, il est nécessaire de traduire techniquement les besoins exprimés précédemment. Pour cela, qualifier l’environnement d’intégration et le niveau de services souhaités par le client permet de proposer des solutions techniques sur mesure et parfaitement adaptées aux besoins. En effet, comme il n’existe pas une architecture type, la règle du sur mesure est incontournable et influe donc fortement sur la sélection d’une technologie plus particulièrement. Bien entendu, il en va de même pour l’intégration en identifiant les points critiques et en établissant une « road map » pour définir clairement toutes les étapes du projet et s’assurer de sa faisabilité.

La dimension opérationnelle

Après s’être assuré de l’éligibilité technique du projet, il convient de démontrer au client la pertinence de la préconisation au travers de maquettes et de Proof of Concept. Cette étape va permettre de mesurer pragmatiquement les impacts de la mise en œuvre mais également de gérer au mieux les différentes phases de déploiement et de transition. Il est également stratégique de mettre en place un mode de suivi permettant d’avoir une vision précise et actualisée de l’avancement du projet. Ces différents éléments permettront à la fois de rassurer le client mais aussi de s’assurer de son adhésion au projet.

La dimension fonctionnelle

Au delà des aspects techniques, repositionner les utilisateurs au centre du projet est primordial. Cela permet de s’assurer de la pertinence des solutions techniques proposées et plus généralement de leur adéquation aux besoins exprimés. Enfin, comme pour tout changement, le volet formation ne doit pas être sous-estimé et une véritable politique d’accompagnement au changement doit être menée.

La dimension Service

Comme nous l’avons précisé en introduction, la visioconférence professionnelle implique de positionner la qualité et la performance comme des données stratégiques (Service Level Agreement…). Un niveau de service et de performance doit notamment être garanti. L’infrastructure technique doit de même être disponible à tout moment et garantir une parfaite fluidité du service. Il est également essentiel d’externaliser la gestion de la solution de visioconférence afin de se concentrer uniquement sur son cœur de métier. A défaut, former dès le départ l’équipe interne en charge de l’administration de l’outil est à envisager. La dimension de service, permettant de réunir l’expertise et les services nécessaires à la bonne exploitation de la solution, doit donc être abordée avec le plus grand soin.

Mener à bien un projet de visioconférence dans un contexte professionnel ne s’improvise donc pas. Il est nécessaire de prendre en compte une série d’éléments complémentaires qui permettront d’offrir un projet cohérent et spécialement développé en prenant en compte l’ensemble des besoins des clients. A cette condition, les entreprises pourront pleinement tirer avantage des outils de visioconférence et transformer leur projet en un succès opérationnel, créateur de productivité. 

Loic Ferary, Directeur COMIRIS Global Services