Véritable serpent de mer, la dématérialisation de factures a fait couler beaucoup d’encre depuis le début des années 2000. En effet, lancé à grand renfort de communication et de marketing, ce phénomène a pris un certain temps pour se développer au sein des entreprises. Par Yann COGNARD - Directeur Commercial Macro 4 France.

En effet, le papier a bel et bien fait de la résistance, notamment auprès des petites entreprises. Néanmoins, force est de constater que la dématérialisation de factures s’est tout de même développée progressivement auprès des entreprises pour se positionner aujourd’hui comme une évidence. Ce constat est particulièrement évident pour les grands comptes et les administrations, mais également pour les PME qui s’orientent désormais vers ce processus de gestion.

Mais pourquoi un tel succès ? A y regarder de près, il n’y a pas une raison unique qui explique cet essor, mais plutôt un ensemble de raisons complémentaires et pragmatiques qui, mises bout à bout, ont su donner une crédibilité aux projets de dématérialisation. En effet, initialement présentée comme un formidable vecteur permettant de réaliser des économies, la dématérialisation de factures s’est rapidement attribué d’autres bénéfices.

Il est vrai que l’aspect économique est une donnée majeure. En effet, après avoir déployé des infrastructures techniques adaptées, les entreprises peuvent réellement accéder à un retour sur investissement probant à court terme.

Cela est particulièrement évident pour les gros émetteurs de factures : retail, assurances, opérateurs de services, télécoms, etc.   Dans ce cas, procéder à la dématérialisation permet de réaliser des économies importantes (papier, acheminement, affranchissement, etc.) ; autant de centres de coûts importants sur le bilan de l’entreprise. L’on notera que cet effet économie (papier, encre, etc.) s’inscrit en droite ligne des préoccupations des entreprises qui souhaitent redorer leur blason en devenant éco responsables. Ce phénomène Green IT a donc amplifié l’impact de la dématérialisation.

Au-delà des aspects économiques, la dématérialisation de factures s’explique également par son adéquation aux nouveaux usages formulés par les entreprises. Prenons par exemple la mutation des formes organisationnelles : les entreprises sont désormais décentralisées et éclatées. Les processus d’échanges par voie électronique sont donc les plus adaptés. En ce sens, la dématérialisation de factures s’inscrit dans ce processus : approbation par voie électronique, refacturation entre les services ou les agences, etc. La facture électronique offre une très grande souplesse. Cela permet également de standardiser et homogénéiser le processus de facturation.

Il est également important de mentionner l’importance jouée par le cadre réglementaire. Ce dernier est désormais particulièrement clair et permet aux entreprises de mettre en œuvre un processus de dématérialisation de factures respectant ses directives. En effet, l’on parle usuellement de dématérialisation de factures alors que l’on devrait parler de dématérialisation fiscale de factures. Il convient donc de prendre en compte ce volet stratégique lors de la mise en œuvre d’un dispositif de dématérialisation.

Au croisement de ces différents éléments, la facture électronique a donc su s’imposer et se banaliser. Partie intégrante du mode de fonctionnement quotidien des entreprises, elle est aujourd’hui un vecteur de productivité et d’économie important. Sa récente adoption par les PME devrait lui permettre de devenir un véritable standard partagé par tous.

Yann COGNARD - Directeur Commercial Macro 4 France