L’Intranet est incontestablement un must have pour l’entreprise moderne désireuse de s’appuyer sur un espace lui permettant de gagner en productivité mais surtout d’offrir à ses collaborateurs et à ses partenaires un outil de travail agréable, simple et convivial. Dans ce contexte, la perception de l’Intranet a considérablement évolué ces dernières années pour remplir toutes ses promesses. Par Alexandre MERMOD, CEO de Calinda Software.

Cela s’explique principalement par l’évolution des technologies, la maturité des entreprises, la sensibilisation des collaborateurs… Ces différentes mutations sont aujourd’hui à la base du concept de l’Intranet social. Dans ce document, nous allons balayer les grandes caractéristiques de l’Intranet social et mettre en avant ses spécificités.  Sur quoi repose l’Intranet social ?

Premier pilier : l’auto organisation

Encore faut-il pouvoir lui donner du sens et gérer des interactions toujours plus nombreuses et à plusieurs niveaux – internes et externes. Les collaborateurs ont besoin d’interagir entre eux directement en public ou en privé, à tous niveaux, comme le prouve l’explosion du volume de courriels reçus chaque jour. De plus en plus autonomes, ils doivent aussi pouvoir prendre l’initiative de se regrouper spontanément autour d’un projet ou d’une communauté d’intérêt, sans que cette décision viennent nécessairement d’en haut. Et pour être en phase avec la réalité, il s’agit de prendre en compte les échanges réalisés avec des personnes externes à l’entreprise, qu’un accès au RSE leur ait été ouvert ou non. Gérer efficacement mais simplement tous ces usages est un gage d’efficacité et de réactivité pour l’organisation toute entière.

Deuxième pilier : la conversation

La conversation est également une donnée centrale liée à la mise en œuvre de l’Intranet social. Suivre une conversation est une tâche complexe quand le nombre d’intervenants et l’importance des propos échangés sont élevés. En effet, ce n’est pas parce que l’Intranet est « social » qu’il doit se limiter à des posts et des commentaires. Parfois il faut débattre, approfondir, ouvrir et refermer les conversations pour pouvoir prendre des décisions. En ce sens, la cartographie de la conversation permet de gagner en efficience et de suivre pas à pas le cheminement de cette dernière au sein de l’organisation. Au travers d’une vue synthétique du cheminement, il devient aisé de mieux suivre le fil des échanges en temps réel et de retrouver des informations claires et actualisées.

Troisième pilier : la propagation de l’information

La propagation de l’information au sein de l’organisation et vers les bons interlocuteurs est un axe fondateur des intranets de dernière génération. En toute situation (notamment mobile, déplacements…), l’utilisateur doit pouvoir diffuser rapidement de l’information afin de la partager avec ses collègues. Il est donc important de faire entrer de l’information externe aisément, de la transférer en une action unique à ses contacts, à des experts ou aux communautés concernées. A chaque étape, l’information s’enrichit de l’expérience des hommes, jusqu’à ce qu’elle crée de la valeur pour l’organisation… Un tel processus permet de traiter rapidement différents sujets opérationnels et de gagner en productivité grâce à une action simple permettant de favoriser la transmission de l’information.

Quatrième pilier : la capitalisation

La capitalisation de l’information est une source de richesse pour l’entreprise. Provenant de flux hétérogènes, l’information échangée doit être facile à retrouver et à accéder. Toutes les interactions pourront être centralisées dans un référentiel et être consultables au travers d’un outil de recherche intégré dans l’Intranet social. Il est alors possible de capitaliser sur les différents échanges.

Cinquième pilier : l’attractivité

Les intranets doivent être des espaces soignés, reflétant la culture et les valeurs de l’entreprise, et non des espaces austères et peu engageants. L’ergonomie, les graphismes, les outils d’échange et de partage sont autant de données à intégrer pour convertir les collaborateurs en sponsors actifs des RSE. Il est également nécessaire que les Intranet puissent supporter tous les types de flux comme le streaming de vidéos par exemple. Bien travailler le côté « esthétique » de l’espace Intranet, l’adapter à l’identité visuelle de l’organisation et interroger les collaborateurs sur leurs souhaits est donc un élément clé.

L’Intranet social est la synthèse de nombreuses actions. En prenant en compte ces différents fondamentaux, les entreprises vont déployer des espaces de collaboration d’un nouveau genre qui vont s’imposer comme les environnements de travail de demain, notamment au regard de la multiplication des entreprises décentralisées et ouvertes.

Alexandre MERMOD, CEO de Calinda Software