Aujourd’hui la visioconférence offre une telle qualité vidéo qu’organiser une réunion par vidéoconférence peut être plus efficace qu'une interaction directe. Pour autant, toute société doit examiner au préalable les diverses technologies proposées avant de choisir et intégrer la plus adaptée à ses besoins. Par Fabrice Emonnet, Directeur France & Maghreb chez LifeSize.

Voici 10 conseils pour faire de la vidéo un élément essentiel d'une stratégie d'entreprise de collaboration et de communication :

1. Faire le point sur l'environnement collaboratif de sa société et découvrir l'amélioration possible des processus grâce à la vidéo

Les appels audio, les messageries instantanées et les courriers électroniques sont des exemples d'outils de communication d'entreprise. Mais ils peuvent tous connaître une nette amélioration en intégrant la visioconférence interactive.

Le langage corporel en dit long. Lorsque l’on entre dans des sujets pouvant devenir embarrassants pour un Directeur Général, il est difficile de s’en apercevoir par téléphone. Le maintien du contact visuel avec son équipe est primordial.

Il ne faut pas sous-estimer le rôle d'une bonne communication. La visioconférence permet de travailler de manière à la fois plus indépendante et plus collaborative.

2.  Évaluer les besoins de votre entreprise pour justifier l'adaptabilité de son implémentation.

Une bonne stratégie consiste à déployer un système de visioconférence dans les principales salles de conférence et de réunion. Il faut commencer par connecter deux bureaux, pour ensuite étendre le réseau. Dès le début du déploiement, il est facile d'installer un système sur chaque site et faire en sorte que ces systèmes puissent se connecter directement les uns aux autres. Aucune modification importante du réseau est nécessaire. Une fois ces systèmes mis en place et en fonctionnement, l’entreprise peut envisager l'installation de logiciels de bureau afin d'équiper chaque employé.

Le besoin potentiel de systèmes de visioconférence multipoint est important. Un PDG souhaitant rassembler les directeurs de douze sites différents pour la présentation d'une nouvelle stratégie aura besoin d'un pont multipoint pour rendre possible cet appel vidéo. Les participants contactent ce pont et saisissent un code de conférence, de la même manière que pour un appel audio. Le pont doit présenter des commandes avancées telle que la fonction « mute ».

3.     Évaluer les besoins en bande passante ainsi que la connectivité entre les réseaux RNIS et IP

Bien que toutes les communications vidéo d'aujourd'hui passent par des réseaux IP, les utilisateurs peuvent parfois être connectés via des liens RNIS. Dans ce cas, des passerelles spéciales sont nécessaires pour connecter les deux utilisateurs.

L'utilisation de la visioconférence requiert peu de ressources. Bon nombre d'outils haute définition demande une capacité d'un téra (T1), voire plus, mais une visioconférence de bonne qualité est disponible à seulement 512 Kbps. Toutefois, il est conseillé de maintenir de bons paramètres de Qualité de service (QoS) sur le réseau.

4.     Prévoir la mobilité et garantir la participation des utilisateurs en déplacement aux sessions de vidéoconférence

Au fur et à mesure de l'évolution de l’utilisation de la visioconférence, l’entreprise peut permettre aux employés en déplacement de participer aux appels vidéo où qu'ils se trouvent. Pour ce faire, l’entreprise a besoin d'une solution qui n'est pas arrêtée par le pare-feu local lors de l'établissement de l'appel vidéo. Il est important de prendre en compte la sécurité lors de la sélection d’un produit de traversée de pare-feu.

L’une des difficultés de sa mise en place réside dans le déplacement de l’ordinateur portable d'un endroit à l'autre : les personnes doivent savoir comment vous joindre malgré le changement constant de votre adresse IP. De la même façon, que ce soit dans un environnement mobile ou statique, les utilisateurs doivent pouvoir accéder à un répertoire de l'entreprise et se joindre à l'appel sans avoir à composer de longues suites de numéros. Tout consiste à rendre le travail des utilisateurs finaux plus simple

5.     S’engager à faciliter l'expérience de l'utilisateur et à en améliorer la qualité

L’entreprise doit rechercher des systèmes de visioconférence ayant une couverture de salle complète et une largeur de bande passante supérieure afin d'obtenir un son optimal. L'audioconférence élimine les échos, constitue une protection contre les interférences et améliore ainsi l'efficacité des réunions.

L'audio reste l'élément clé. La qualité sonore doit atteindre un niveau tel qu'on ait l'impression que la personne est présente dans la pièce. Elle ne doit pas être affectée par une bande passante limitée ou une faible réponse de fréquence. 

6.     Automatiser et centraliser la gestion vidéo

Les solutions choisies doivent faciliter le déploiement et la gestion de nombreux ordinateurs et terminaux. En d'autres termes, les outils doivent s’appliquer automatiquement en fonction du nom d'utilisateur, proposer des mises à jour logicielles et reconfigurer les terminaux en conséquence.

L’entreprise doit être à même de mettre à jour et gérer tous les systèmes situés partout dans le monde depuis une seule application de gestion centrale. Elle doit également exiger une visibilité en temps réel ainsi que des rapports d'historique pour être sûr de tirer le meilleur parti de ses systèmes de visioconférence.

7.     Incorporer la collaboration vidéo à une stratégie de communication unifiée globale

Le partage de documents et la visioconférence vont de pair depuis longtemps déjà, mais il est tout aussi utile d’intégrer la vidéo à une stratégie de communication unifiée. Par exemple, l’entreprise peut intégrer la visioconférence aux outils de messagerie instantanée/chat. Il est indispensable d’acquérir une solution de visioconférence qui prend en charge les normes ouvertes et utilise une interface de programmation des applications pour faciliter l'intégration aux plates-formes de communication unifiée.

8.     Utiliser de la vidéo enregistrée autant que des flux en direct

La visioconférence n'a plus besoin d'être une activité synchrone intégrant un équipement spécial des deux côtés de la connexion. Lors de formations, de l'apprentissage à distance et la communication d'entreprise globale, les vidéos enregistrées disponibles à la demande suffiront largement.

Si une société en ressent le besoin, elle peut acquérir un système permettant l'enregistrement vidéo pour une diffusion en direct ou pour une sauvegarde autorisant un accès à posteriori. Cela permet la mise en place d'un système de visioconférence asynchrone, de sorte que les utilisateurs n’aient pas besoin de visionner la vidéo en même temps, avec un équipement particulier. Il leur suffit de se rendre sur un site Web par l'intermédiaire de leur navigateur.

En outre, il faut penser à un système qui tire le meilleur parti des vidéos en direct et à la demande pour les périphériques des utilisateurs, qu'il s'agisse d'un ordinateur de bureau, portable, d'une tablette ou même d'un téléphone.

9.     Réduire les difficultés potentielles des utilisateurs débutants et former les participants aux convenances à respecter.

Les participants à une visioconférence surmontent généralement très rapidement la sensation de gêne initiale, mais l’entreprise peut leur faciliter la tâche grâce à quelques astuces.

Par exemple, ils peuvent configurer le système de manière à ce qu'ils voient uniquement les autres participants et non plus eux-mêmes. Une formation de base sur les convenances à respecter lors des conférences vidéo peut être utile. Eviter les conversations parallèles lors d'un appel de manière à ce que la conversation principale n'en soit pas pénalisée est un bon exemple. Les portes du bureau ou de la salle de conférence doivent restées fermées pendant les appels vidéo afin d'éviter toute distraction non liée à l'appel. En outre, les participants à une réunion qui se trouvent dans une même pièce doivent rester parfaitement conscients de leur comportement lorsqu'une autre personne de la salle a la parole.

10.  Faire de la collaboration vidéo une qualité professionnelle.

La Direction de l’entreprise se doit de valoriser les apports de la visioconférence, et encourager activement son utilisation en interne et en externe.

Grâce à l'avancement actuel de la technologie de visioconférence, l'incorporation de la collaboration vidéo en tant que pratique professionnelle standard peut apporter de nombreux avantages. Pour en nommer quelques-uns : la capacité à renforcer les relations entre les employés, entre employés et partenaires commerciaux, avec les fournisseurs, les clients et autres intervenants extérieurs, la capacité à accroître la productivité, à accélérer la mise sur le marché, la prise de décision et à réduire les frais de déplacement.

Il ne faut pas sous-estimer le rôle d'une bonne communication. La visioconférence permet aux employés de travailler de manière à la fois plus indépendante et plus collaborative et les rendre plus efficaces en définitif.