Incontestablement, la gestion électronique de documents connait un essor considérable et se positionne comme un élément vital du système d’information pour nombre d’entreprises. Ce constat s’explique par des raisons économiques, organisationnelles et techniques. Ainsi, s’il n’est plus nécessaire de démontrer les vertus liées la mise en place d’une GED, il est nécessaire de prendre en compte certains éléments encore trop souvent oubliés ou absents des systèmes de GED traditionnels. Nous allons donc proposer une série de publications qui mettront en avant ces grands oubliés (Mail, Desktop, réseaux sociaux...) et qui expliqueront en quoi il est fondamental de les intégrer dans les systèmes existants. Par Ziad Wakim, VP Solution chez EVER TEAM.

Première partie

Le socle fondateur des systèmes de GED traditionnels

Avant de présenter le premier oubli, il est nécessaire de rappeler les grandes tendances du marché et les principaux types de documents largement mis en avant dans les infrastructures de GED. Ainsi, l’on constate que les systèmes de GED ont souvent tendance à prendre en compte des documents traditionnels comme des documents bureautiques, les pdfs ou les documents issus des ERP. Au-delà de ces documents classiques, l’on retrouve également l’ensemble des flux lis la numérisation de documents en tous genres, ces derniers sont scannés, indexés puis archivés dans les infrastructures de gestion documentaire et les documents multimédias dans le cas des systèmes d’information documentaires classiques. La base des systèmes de GED est donc composée de documents fondamentaux et répondait bien aux attentes des entreprises ayant formulé leurs besoins il y a quelques années.

La nouvelle donne : l’arrive du multi canal

Néanmoins, en peu de temps, de nouveaux canaux se sont imposés comme stratégiques dans la vie professionnelle : la messagerie, les réseaux sociaux… ; autant de nouveaux vecteurs à prendre en compte. Dans ce contexte, nous allons commencer par aborder le canal messagerie et les e-mails.

Le mail : le grand oubli des systèmes de GED

Stratégique dans les échanges au quotidien, la messagerie est un formidable vecteur de communication où circulent des informations à très forte valeur ajoute (transactionnelles, organisationnelles, projets en tous genres…). De nombreux collaborateurs utilisent l’email en guise de gestion de contenu ; ils conversent l’information en plusieurs endroits depuis le serveur mail bien sûre jusqu’aux disques durs locaux en passant par les serveurs réseau. Malgré les efforts de chacun, il est difficile de respecter la politique de gestion et de conservation des informations de l'entreprise dans ses conditions.

Au regard de ce constat, il parait légitime d’intégrer ces flux productifs dans les systèmes de gestion électronique de documents. Et pourtant, moins de 17 % des entreprises ont mis en œuvre un tel dispositif. Cette situation est particulièrement étonnante notamment pour les grandes organisations multi sites qui recherchent traditionnellement donner une structure cohérente une information démultipliée et difficile à utiliser. Mais réjouissons-nous, de premières initiatives sedéveloppent. Le récent exemple d’un grand fournisseur de service a notamment largement fait parler de ce type de projet au cours du mois dernier. Au-delà du mail, nous pouvons également nous poser la question de la messagerie instantanée qui dans certains cas peut être un pan intéressant à traiter. Se pose alors la notion de qualification de l’information.

Ce premier oubli de la gestion électronique de documents nous montre que les entreprises ont encore des progrès faire pour avoir accès une information à valeur ajoutée. Incontestablement, il est important de prendre en compte cette donnée dans les projets de GED. Nous aborderons prochainement un nouveau sujet lié l’intégration de tous ces documents stockés sur le bureau du PC de chaque collaborateur.

Ziad Wakim, VP Solution chez EVER TEAM