A l'heure où les RSE sont au cœur des stratégies de communication des entreprises, l'adoption par les utilisateurs est indispensable. Et la mise en place d'un outil de recherche efficace peut avoir un effet considérable sur la facilité d'utilisation et sur la productivité. En effet, la faiblesse des fonctions de recherche est la première cause des échecs des intranets. Ainsi, un bon moteur de recherche garantit que l'utilisateur trouvera facilement ce qu'il cherche, dès la première fois, indépendamment du format ou de la localisation de l'information... ce qui peut faire la différence entre échec et réussite dans la mise en place d'un Réseau d'Entreprise ! Par Isabelle Saladin, Directeur Marketing International Perceptive Software.

Objectifs

Comme dans toute démarche, le meilleur moyen de réussir un projet est tout d'abord de  définir le rôle de l'intranet dans l'organisation afin de décider des besoins en ce qui concerne le moteur de recherche.

Fournir des informations de gestion des RH au personnel, assurer l'assistance aux utilisateurs ou aider les équipes de vente ? Peut-être a-t-il été conçu pour répondre à différents objectifs... Les fonctionnalités attendues dépendront de ces objectifs !

Données

Il est nécessaire de réfléchir au nombre de fichiers qui seront stockés dans le référentiel, cette information pouvant avoir un impact sur les performances du moteur de recherche, ainsi que sur le prix, car de nombreux moteurs sont tarifés en fonction du nombre de documents indexés.

Il est également utile de prévoir les différents types de fichiers, généralement classables en 3 catégories :

Les formats non structurés contiennent essentiellement de l'information textuelle. Il peut s'agir de fichiers texte, de fichiers issus de traitement de texte, de PDF, d'e-mails...

Les formats semi-structurés contiennent un mélange d'informations textuelles et de données, avec une structure basique. Ils comprennent le HTML, les feuilles de calcul et le XML.

Les formats structurés contiennent des informations stockées dans une structure bien définie, comme une base de données relationnelle, ERP, CRM...

Fonctions

Pour la plupart des intranets, les profils des utilisateurs sont très variés, du néophyte à l'expert. La fonction de recherche doit pouvoir répondre aux besoins de chacun, grâce à une interface simple, mais puissante, qui offre des options de recherche avancée.

Environnement technologique

Il est nécessaire d'établir la liste de tous les systèmes et logiciels qui auront des interactions avec le moteur de recherche. Cela comprend le système d'exploitation du serveur Web, son logiciel d'application, le système de réseau, son architecture, et les outils de sécurité.

Mais également tous les autres systèmes qui devront s'intégrer à la recherche : système de gestion de contenu, ERP, CMS, serveurs de messagerie ou systèmes plus anciens.

Installation et maintenance

Le processus d'installation et de maintenance du moteur de recherche peut avoir des conséquences considérables sur le coût et le retour sur investissement du projet. Idéalement, le système doit réduire les coûts initiaux, mais aussi les coûts de maintenance et prévoir les évolutions du système et des besoins.

Tarification

Certains fournisseurs facturent en fonction du nombre de documents indexés, d'autres selon le nombre d'utilisateurs. Il est fortement conseillé de réfléchir aux extensions futures du système, car les ajouts de documents ou d'utilisateurs occasionneront des frais supplémentaires. Certains fournisseurs utilisent un modèle de type location où la licence ne couvre qu'une ou deux années d'utilisation. D'autres proposent une licence unique, et ne facturent que les mises à niveau vers de nouvelles versions. La plupart des fournisseurs proposent un contrat de support et de maintenance, dont le coût et la durée doivent être bien précisés.

Références

Comme lors de tout achat, il est essentiel de vérifier la réputation du fournisseur. Depuis combien de temps existe-t-il ? Quel est le degré de maturité de son offre ? Les logiciels qui sont dans leurs premières générations sont généralement moins testés et plus limités que ceux qui ont été améliorés au fil de nombreuses années. Si celui-ci se concentre sur la recherche pour les entreprises ou sur la recherche Web, si la méthodologie convient à du contenu d'entreprise qui couvre des formats plus variés et plus orientés métiers.

La plupart des intranets évoluent dans le temps, et la recherche ne doit pas être une tâche décourageante. Un outil de recherche peut être mis en œuvre rapidement, puis affiné au fil de l'évolution de l'intranet et de l'organisation. La faiblesse des fonctions de recherche est la première cause des échecs des intranets (

Un moteur souple et rentable, à même de s'étendre au fil de vos besoins, sera un meilleur investissement qu'un produit bon marché, incapable de s'adapter, ou qu'une solution coûteuse dont la majorité des fonctionnalités seront inutilisées. Cela signifie que des informations très variées peuvent être diffusées et mises à disposition des utilisateurs, sans système de navigation ou convention de stockage complexe. Il est important de prendre conscience du fait que chaque intranet est différent, avec ses propres objectifs, besoins et son propre environnement.

Plus d'informations http://www.perceptivesoftware.fr/products/perceptive-search 

Isabelle Saladin, Directeur Marketing International Perceptive Software