Désormais incontournable dans la vie quotidienne comme dans l’entreprise, l’utilisation des outils bureautiques connait une croissance exponentielle. En effet, concernant toutes les couches de l’entreprise, les outils bureautiques jouent un rôle central dans les processus d’échanges et de communication. Bien que généralisés et à priori simples à utiliser, il n’en reste pas moins que ces derniers sont souvent mal connus et sous-exploités par leurs utilisateurs. Explications de Nicolas CHABRIER, Président d’Evaluant Training.
En effet, derrière de simples fonctions traditionnelles se cache un ensemble de possibilités permettant à la fois de gagner en productivité et d’accéder à de nouveaux services méconnus et générateurs de qualité de service.

Fort de ces éléments, l’on constate une croissance importante des demandes de formation émanant des entreprises, ces dernières souhaitant sensibiliser leurs collaborateurs sur le rôle central joué par les outils bureautiques dans la chaine de création de valeur. Cette nouvelle demande est un signal fort sur le marché et met au devant de la scène les attentes très opérationnelles des entreprises qui, jusqu’alors, avaient plutôt tendance à ne pas former leurs collaborateurs sur ces types d’outils.

Nicolas CHABRIER, Président d’Evaluant Training

Bien entendu, dans la grande famille des outils bureautiques, certains sont plus demandés que d’autres. Ainsi, les cursus sur les traitements de texte, les outils de présentation, les outils de tabulation ou encore les solutions de messagerie sont les plus demandés. Une récente étude menée par un cabinet indépendant au sein des sociétés de toutes tailles montre que moins de 17 % des fonctionnalités proposées sont utilisées (car non connues). Ramené au coût d’acquisition de ces logiciels, ce pourcentage illustre parfaitement la marge de progression que les collaborateurs des entreprises doivent réaliser pour accélérer le cycle d’amortissement des outils bureautiques.

Un autre élément expliquant l’intérêt massif des acteurs économiques pour les outils bureautiques tient également à leur capacité à se transformer en des outils avancés et adaptés aux spécificités métiers de chacun. Ainsi, au-delà de la génération de tableurs basiques, un simple tableur peut permettre de déployer de puissants outils de calculs et d’analyse comptable. Un paramétrage très fin est alors indispensable pour modéliser un traitement de variables interdépendantes… A ce niveau, une parfaite connaissance des possibilités et fonctionnalités offertes par l’outil est fondamentale. L’on notera que dans certains cas les outils bureautiques permettent de s’émanciper de solutions métiers.

Nous pourrions également prendre comme exemple les outils de présentation type PowerPoint. Plus que jamais ces derniers jouent un rôle déterminant dans la chaine de valeur : démarche commerciale, synthèse pour les Comités de Direction, interactions multiples avec les autres outils bureautiques… L’émergence de différents environnements bureautiques peut également expliquer la croissance des demandes de formations constatées. Prenons l’exemple de sharepoint et l'apport du collaboratif, il apparaît nécessaire de s’appuyer sur des formations dédiées pour intégrer les spécificités de ces offres.

Au niveau des organismes de formation, les formateurs doivent donc modifier leur approche de la formation bureautique souvent orientée vers une approche fondamentale et proposer des interventions à forte valeur ajoutée permettant de pleinement utiliser les fonctionnalités avancées. Un degré d’expertise important est donc à la base de ce nouveau schéma. En ce sens, une collaboration très étroite et régulière avec les fournisseurs de technologies est stratégique (passage de certifications, intégration des fonctionnalités à venir dans les cursus…).

Ce regain d’intérêt massif pour les formations bureautiques avancées est donc un élément important à prendre en compte. En effet, dans un marché toujours plus tendu et réactif, les entreprises souhaitent maximiser à court terme l’impact de leurs investissements informatiques et s’assurer des performances de leurs collaborateurs. Conscientes de la valeur et des possibilités offertes par leurs outils bureautiques, les entreprises ont donc parfaitement mesuré les marges de progression à réaliser pour optimiser leur productivité.