Les réglementations ne cessent de s'alourdir. Elles concernent l'administration des entreprises, les établissements financiers, les services RH, le domaine de la santé, les services chargés du maintien de l'ordre et de nombreuses administrations.

Faisant suite à des scandales financiers, des catastrophes naturelles, des faillites, la crise internationale, les préoccupations environnementales et l'exigence de confidentialité de la part du grand public, la pression réglementaire sur les organisations se renforce. Par Isabelle Saladin, Directeur Marketing International Perceptive Software.

Les diverses réglementations concernent des secteurs d'activité variés et ont des objectifs différents. Mais elles exigent toutes des entreprises qu'elles préservent l'intégrité et la confidentialité de leurs dossiers et archives et qu'elles soient à même de les fournir rapidement. Des exigences qui se résument ainsi : Intégrité, Sécurité et Accessibilité.

Intégrité des données : L'information doit être complète, exacte et stockée derrière des protections administratives, physiques et techniques qui empêchent toute modification, altération et suppression.

Le stockage de toutes les informations non structurées d'une organisation à l'aide de fonctions d'indexation et de suivi assure l'exactitude des données. Une architecture de système avancée offre un stockage sécurisé et prend en charge la conservation à long terme. Le contrôle des versions, la gestion des règles de rétention, le suivi physique des enregistrements, la prise en charge des annotations, du masquage et des signatures électroniques sont autant d'éléments qui protègent l'intégrité du contenu d'entreprise et vous aident à remplir vos obligations légales et managériales sur de longues périodes.

Sécurité et confidentialité des données : L'information doit être accessible uniquement aux utilisateurs autorisés, et protégée contre les utilisations ou diffusions inappropriées.

Les fonctions d'authentification et de chiffrement vous garantissent que seules les personnes autorisées ont accès aux documents protégés. Le masquage sécurisé et le chiffrement des communications contribuent également à protéger les données sensibles, pendant que les fonctions de journalisation et d'audit suivent les activités importantes. Les fonctions de gestion des dossiers et des archives mettent les données à l'abri d'une destruction ou d'une modification inappropriée en cas de procédure légale ou d'audit.

Accessibilité des données : L'information doit être accessible aux utilisateurs autorisés, pour qu'ils puissent les communiquer dans un objectif légal, comme le règlement des conflits ou les audits.

Un ensemble complet de fonctions de recherche, d'affichage et de production assure aux utilisateurs autorisés un accès aux données par différentes méthodes et plates-formes. Un modèle de stockage avancé permet un accès rapide et autorise l'expansion du référentiel. La rétention est facile à gérer pour éviter les destructions de données, et le workflow permet de structurer les accès.

Efficacité et Conformité

Même si certaines entreprises ne sont pas dans l'obligation légale de respecter certaines lois, elles ont face à elles des concurrents qui s'y soumettent volontairement et qui en récolteront les bénéfices. En effet, des processus et des pistes d'audit parfaitement documentés peuvent contribuer à une meilleure gestion de l'information.

Les entreprises qui en prennent conscience peuvent exploiter leurs efforts de conformité pour gagner en efficacité : les décideurs disposent plus facilement des informations critiques, les conflits devant les tribunaux sont réglés plus rapidement, le volume de papier à traiter et acheminer est réduit, les problèmes de stockage sont éliminés, et les utilisateurs bénéficient d'un accès plus rapide aux documents clés (ce qui peut accélérer le service aux clients), etc...

Implication et Conformité

La conformité réglementaire ne se limite pas à des solutions technologiques. Elle exige l'engagement de la direction, une communication interne efficace, une formation permanente et des efforts coordonnés de la part d'individus dispersés dans toute l'organisation. Dans certains cas, l'intervention de consultants extérieurs et un conseil juridique peuvent se révéler utiles.

En effet, les réglementations sont indépendantes de tout choix technologique, et elles n'indiquent pas comment les entreprises doivent s'y prendre pour les respecter. Celles-ci ont donc la responsabilité de trouver les technologies qui répondent à leurs besoins.

Technologie et Conformité

La technologie peut toutefois être un actif puissant dans votre approche de la conformité. En effet, certains décideurs constatent qu'une exploitation efficace de la technologie peut aider leur organisation à éviter les pénalités, tout en rentabilisant à long terme leurs investissements dans la conformité par l'amélioration de l'efficacité opérationnelle.

Un aspect essentiel des efforts de conformité est la gestion efficace du contenu d'entreprise.

En l'absence d'un référentiel centralisé dédié au stockage des grands volumes de données non structurées générés dans une organisation, la conformité réglementaire est impossible.

Les dossiers ou archives ne représentent généralement que 5 à 10 % des informations d'une organisation. Pourtant, d'autres types d'informations organisationnelles, traditionnellement considérées comme temporaires ou insignifiantes, sont de plus en plus concernés par la réglementation légale, et doivent être intégrés à la gestion des dossiers et des archives.

Ainsi, l'objectif d'un programme de gestion des dossiers et des archives est de gérer et protéger les actifs informationnels de l'entreprise pour des raisons légales, réglementaires, fiscales, opérationnelles et historiques, que ces données soient officielles ou plus transitoires.

Si la conformité réglementaire peut être vue comme une charge pour les entreprises, une exploitation intelligente des technologies de gestion des processus et du contenu contribue à la conformité tout en apportant un potentiel d'amélioration de l'efficacité organisationnelle et de la rentabilité.

Isabelle Saladin, Directeur Marketing International Perceptive Software