L’ERP, cœur du système d’information, est la clé de voûte de la stratégie des moyennes et grandes entreprises. Sa qualité, sa complétude et sa flexibilité en font un élément de différenciation pour l’entreprise face à la concurrence, et facilitent son adaptation ainsi que son extension. Par Ahmed Mahcer, Directeur Associé de TVH Consulting.

Pourtant, trop souvent, le choix d’un ERP se fait sur des critères marketing (démonstrations plus séduisantes que pragmatiques), financiers (budgets sous-évalués et dumping des coûts journaliers) ou de facilité de mise en œuvre apparente (objectif à court terme), alors qu’il devrait s’inscrire dans une approche orientée métier, au regard des spécificités et de la culture de l’entreprise.

Microsoft Dynamics AX et SAP Business All-In-One répondent à certains critères essentiels qui justifient qu’ils se retrouvent en Short-List de bon nombre de consultations pour le choix d’une solution ERP : large couverture fonctionnelle, pérennité de l’éditeur, roadmap claire de la solution, positionnement de la solution à l’international, disponibilité des ressources sur le marché, nombreuses références clients, technologie maîtrisée et prospective et liberté d’adaptation.

Le choix entre ces deux solutions majeures peut paraître simple à priori, puisque chacun croit maîtriser les forces et limites de chacune d’elles. Il subsiste en réalité un bon nombre d’idées reçues :

Ces idées reçues sont loin d’être le reflet de la réalité. En effet, ces deux solutions peuvent être choisies, l’une comme l’autre, dans des entreprises d’un même secteur d’activité (agro-alimentaire, chimie, services, …) et de taille similaire. Microsoft Dynamics AX et SAP Business All-in-One peuvent avoir, selon le contexte, une note globale fonctionnelle, une ergonomie et un délai de mise en œuvre très proches. Lorsque SAP et Microsoft présentent leurs produits, il peut être difficile d'obtenir une image claire du périmètre réel et des capacités de chacune deux solutions. SAP met en général l’accent sur sa méthodologie d'implantation éprouvée (best practices), alors que Microsoft mettra davantage en exergue la facilité d’utilisation de sa solution ainsi que son ergonomie.

Pour réaliser un choix objectif quant à l’ERP qui conviendra le mieux au contexte, il est important, en amont, de prendre en considération un certain nombre de paramètres clés liés à l’entreprise et à son business : sa vision prospective et ses orientations, ses spécificités, son degré de flexibilité, les métiers d’aujourd’hui et leurs évolutions, ainsi que les zones à risque. Cela permet aussi de contrôler que l’ensemble des conditions de réussite sont au rendez-vous et que le chantier ERP intervient au bon moment.

Point clé de la démarche : l’intégrateur doit placer les équipes projet et métier, au cœur du choix. Non seulement les documents modélisant le savoir-faire de l’entreprise doivent être étudiés, mais les directions métiers doivent être partie prenante de la démarche. En réalisant une série d’ateliers, entre un expert Microsoft AX, un expert SAP All-in-One et chaque Direction métier, l’intégrateur aura une vision claire des indicateurs métiers clés, des réserves exprimées, des axes d’amélioration possibles et des hypothèses de réussite. Il sera à même de fournir des recommandations, à travers un certain nombre de livrables clés tels que des scenarios de déploiement, des analyses d’impact, etc.

Une démarche de choix objective repose sur quatre temps forts :

1. Obtenir les orientations prospectives et stratégiques de la direction générale,

2. Réaliser une analyse comparative des deux ERP en fonction du contexte et à différents niveaux : fonctionnel, ergonomique, méthodologique et culturel,

3. Rendre possible la prise en main de l’ERP par l’équipe projet, grâce à la réalisation d’une maquette en atelier laboratoire avec les équipes internes, et de cas concrets sur quelques processus critiques (en dépassant les éléments standards de la solution ERP),

4. Enfin, choisir la solution par rapport aux éléments étudiés, tout en tenant compte du coût, de la complexité de mise en œuvre et de la stratégie de déploiement.

Le coût total de possession (TCO) est enfin un élément clé pour finaliser le choix, au-delà des aspects fonctionnels et métier. Pour être juste, la période d’amortissement doit être rallongée à une dizaine d’années – et non basée sur 3 ans selon l’approche comptable classique – afin de refléter la durée de vie réelle d’un projet ERP. Cette approche réduit le coût annuel pour une augmentation du ROI du projet, en phase avec la durée de vie réelle de l’investissement dans l’entreprise.

En suivant cette démarche, les principaux risques liés au choix et à la mise en place d’un projet ERP s’en trouveront fortement réduits, grâce à un certain nombre d’éléments factuels différenciants qui sont rarement étudiés dans leur globalité : légitimité du choix de l’ERP, adéquation fonctionnelle et opérationnelle, adéquation technique, stratégie de mise en œuvre et de déploiement, équipe et charge internes et externes, planning, effort de conduite du changement, acceptation de la solution, TCO et ROI. De plus les premières conclusions de cette démarche (choix fonctionnels, paramétrages, GAP, « vulgarisation » de la solution …) ainsi que les premiers contacts pragmatiques des Key-users avec la solution ERP envisagée sont à mettre à l’actif du futur projet.

Ahmed Mahcer, Directeur Associé de TVH Consulting