L’archivage mixte se positionne de nos jours comme une donnée centrale pour nombre d’entreprises. En effet, conserver ses documents qu’ils soient papier ou électroniques, respecter des obligations réglementaires et consulter aisément ses archives sont autant de données qui nécessitent de déployer un processus de gestion efficient. En ce sens, les responsables de projets Archives au sein des entreprises doivent s’appuyer sur l’informatique et choisir un logiciel de gestion des archives mixtes adapté. Par Noureddine LAMRIRI, Responsable consultants ECM.

L’archivage mixte, kesako ?

Revenons tout d’abord sur la notion d’archivage mixte. Il est nécessaire de noter le caractère hétérogène des documents utilisés en entreprise. Globalement, l’on peut répertorier deux grandes familles : les documents papier et ceux nativement électroniques ou dématérialisés. Au regard de cette segmentation, l’on comprend parfaitement que l’archivage mixte consiste à mettre en place un système unique pour gérer depuis un point central l’archivage de ces deux familles de documents.

La nécessité d’un logiciel unifié

Devant la convergence des besoins métier, la coordination de l’archivage papier et électronique au sein d’un même logiciel s’impose aux responsables de projets d’archivage comme une nécessité. Facilité d’usage pour l’utilisateur final, gain de productivité, rationalisation des coûts, maîtrise des risques… sont les avantages d’un logiciel de gestion d’archivage mixte.

La coordination de l’archivage papier et électronique au sein d’un même outil devient donc un impératif pour couvrir les enjeux juridiques, stratégiques et financiers des entreprises.

L’impact de l’archivage mixte sur la gouvernance de l’entreprise

Au-delà de la bonne gestion et conservation de l’information, les projets d’archivage mixte visent également le partage, la protection des savoirs dans l’entreprise, qui convergent vers la valorisation du patrimoine de l’organisation. Ces projets apportent une réponse aux attentes des nombreux collaborateurs qui déplorent la perte d’informations due à la rapidité des échanges et à la forte mobilité au sein des entreprises.

On note donc que si du point de vue de la gouvernance de l’information, l’objectif est de sécuriser la gestion et la conservation de documents à valeur probatoire, l’objectif pour les collaborateurs est de faciliter la recherche d’informations, quel que soit le support, en disposant d’un guichet unique d’accès aux archives. Ce type d’approche permet aux collaborateurs de trouver la bonne information au bon moment dans sa dernière version validée. La centralisation des données papier et électroniques dans un outil unique, au sein d’un référentiel archives unifié, offre donc aux dirigeants la possibilité de favoriser la capitalisation du patrimoine intellectuel de toute l’organisation.

Au regard de l’explosion du volume de documents dans l’entreprise et de l’évolution des formats et des contraintes législatives et normatives, les projets d’archivage mixte doivent donc être abordés dans une logique industrielle. Pour mener à bien de tels projets, il convient alors de s’appuyer sur des processus, méthodologies et outils éprouvés. Ces différents points seront présentés prochainement dans de nouvelles contributions où nous aborderons  par exemple des sujets comme l’archivage mixte et le cas des data rooms.

Noureddine LAMRIRI, Responsable consultants ECM