Historiquement, la réponse informatique à un besoin métier se limitait à deux options : progiciel ou développement spécifique. Et si le Business Process Management (BPM) constituait une alternative pragmatique, dans un contexte où les budgets des DSI se contractent ? Par Jean Cadeau, Directeur technique de K2 France.

1. BPM, développement spécifique et progiciels : des philosophies différentes

Pour les DSI, lorsqu’il s’agit de concevoir une nouvelle application, deux choix se sont souvent opposés. D'un côté, l’application développée sur mesure : c’est l’assurance de disposer d’un outil qui a spécialement été conçu pour l'entreprise, ses processus, ses utilisateurs, mais dont le développement est généralement long et relativement onéreux. De l'autre, le progiciel métier (ou « vertical ») : une solution à la sémantique adaptée pour un coût plus accessible, mais qui impose certaines contraintes, notamment quant à son adaptation aux processus spécifiques à chaque entreprise. Depuis quelques années, le BPM propose une troisième voie : investir sur une plateforme commune au cours d'un premier projet, afin de profiter de ce socle et des économies qui en découleront lors des projets suivants. Encore faut-il « oser » franchir le pas...

1. BPM : des développements rapides, adaptés et économiques

C'est sans doute l'aspect le plus « spectaculaire » des solutions de BPM : elles embarquent des outils qui permettent de concevoir une nouvelle application par de simples glisser-déposer. Résultat : les temps de conception peuvent être jusqu'à 10 fois plus rapides qu'avec un développement spécifique, tout en conservant la même flexibilité.

Si la conception d’une nouvelle application avec une plateforme de BPM reste naturellement plus longue que l'intégration d'un progiciel vertical, les processus et besoins spécifiques de l'entreprise sont entièrement respectés... De plus, au fil du temps, les développements de nouvelles applications sont de plus en plus rapides, les « composants » créés étant réutilisables d’un projet à l'autre…

1. La réconciliation MOA / MOE

Les utilisateurs métiers d'un côté, les équipes DSI de l'autre. Cette profonde dichotomie a longtemps handicapée les projets informatiques. Si aujourd'hui l'apparition des méthodes agiles, telles Scrum, a sensiblement réduit le fossé, le BPM va encore plus loin : ses outils graphiques de paramétrage avancé permettent aux équipes MOA et MOE de travailler ensemble, et de visualiser rapidement l’application. Autre bénéfice : cette matérialisation rapide des résultats (interfaces, cinématique des écrans, alertes…) induit une adhésion quasi immédiate des utilisateurs.

1. Une intégration simplifiée dans le système d'information

Gestion des droits, données métiers... : nombreuses sont les données uniques dans l'entreprise, et pourtant trop souvent dupliquées pour des raisons techniques, de non-compatibilité entre les progiciels et applications, etc. Avec les coûts que cela entraîne et les risques que cela comporte (informations non mises à jour, complexité des modifications, etc.)… Au lieu de « réinventer la roue », une application métier réalisée avec une plateforme de BPM est capable de « communiquer nativement » avec le reste du système d’information : gestion des droits via l’annuaire de l’entreprise, agrégation et actualisation automatique et bidirectionnelle des données, etc.

1. Un système d'information plus homogène

L'utilisation d'une plateforme commune pour le développement de toutes les applications métiers de l'entreprise permet en outre de créer une certaine homogénéité dans le système d'information, y compris dans l'ergonomie d'ensemble proposée aux utilisateurs. Dans un contexte de réductions des budgets informatiques, le BPM contribue ainsi à rationaliser le SI, en évitant la multiplication des produits, des technologies, etc., et donc des compétences nécessaires pour gérer l’ensemble.

1. La traçabilité intégrée

Qui a fait quoi ? Quand ? Sur quel poste ? Quand elle est prévue, la traçabilité proposée par les progiciels est souvent limitée à des tableaux de bord simples. Tandis qu'en matière de solutions spécifiques, tout est possible à condition d'y mettre le temps et les ressources nécessaires. De leur côté, la majorité des plateformes BPM du marché proposent en standard des outils pour suivre en temps réel l’état d’avancement des processus et disposer d’un historique complet des actions effectuées, sous forme de tableaux de bord et de rapports d’activité graphiques, personnalisables aux besoins de l'entreprise.

1. Une réponse au manque de ressources internes

Réduction des budgets ou des équipes informatiques, voire même externalisation complète… Dans tous les cas, les DSI doivent trouver des solutions pour faire mieux avec moins. Le développement externalisé est certes plus flexible, mais induit une certaine dépendance vis-à-vis des prestataires quand il faut modifier l’application. La multiplication d’outils va quant à elle à contresens de la rationalisation du SI.

Une fois les équipes de l’entreprise montées en compétence sur la plateforme de BPM, l’entreprise retrouve sa liberté de mouvement : elle peut créer, gérer et faire évoluer plusieurs applications, reposant sur le même socle technologique, en interne. Et capitaliser sur l’outil BPM pour concevoir de nouvelles applications pour d’autres processus, d’autres problématiques…

1. Maintenance et évolutivité : une plus grande agilité

Quelle que soit la solution retenue, la question de la maintenance (corrective ou évolutive) est à prendre en compte dès l’origine du projet. Car une application qui n’évolue pas a peu de chance d’être pérenne. Pour les développements spécifiques, l’entreprise doit prévoir un budget de tierce maintenance applicative auprès de son prestataire. Du côté des produits verticaux, plus leur nombre est important, plus le coût de la maintenance est élevé et les risques importants à chaque montée de version (comptabilité avec le reste du SI notamment). C'est d'ailleurs la raison pour laquelle certaines entreprises préfèrent « ne pas trop toucher », au risque de tout casser.

Totalement intégrées sur une plateforme unique, les applications BPM ne connaissent pas ce risque. Dans de nombreux cas, il est même possible de procéder à une « maintenance à chaud », sans arrêter ni même redémarrer les serveurs.

1. Une gestion des versions simplifiée

Le « versioning » est un casse-tête récurrent pour les services informatiques. Pourtant, pour simplifier la maintenance future, mettre au point les tests, accélérer et fiabiliser le déploiement des nouvelles versions des applications, pouvoir revenir en arrière en cas de problème, la gestion des versions est indispensable... Complexe et chronophage, ce travail est intégralement automatisé dans le cadre d'un outil de BPM…

1. Un retour sur investissement dès le second projet

S'équiper d'une plateforme de BPM est un investissement à moyen terme. C’est d’ailleurs ce qui provoque une certaine hésitation, en comparaison d'un progiciel ou même d'un développement spécifique. Mais la rapidité des développements, la facilité d’intégration au SI, la réduction des coûts liés à l’administration et la maintenance, la possibilité de réutiliser des composants d’un projet à l’autre, assurent au BPM un retour sur investissement dès la seconde application développée.

Le Business Process Management réunit le meilleur des deux mondes. Pourquoi s’en priver ?...

Jean Cadeau, Directeur technique de K2 France