Face à une pression financière qui s’intensifie, les DSI sont à la recherche de nouveaux leviers de maîtrise des coûts. Parmi les solutions d’optimisation des coûts et d’économies sur les factures informatiques, 4 leviers majeurs peuvent être activés. Par Frédéric Thomas, Associé et co-fondateur de SterWen et François Delépine, Managing consultant chez SterWen Consulting.

1. Supprimer les dépenses inutiles en maîtrisant la demande : améliorer les processus de définition et de sélection des investissements, ainsi que les mécanismes de compréhension des besoins, permet d’assurer la pertinence des dépenses en SI et de limiter les gaspillages et les surdimensionnements. Il s’agit de faire en sorte que chaque demande corresponde bien à un besoin aligné avec la stratégie de l’entreprise, et de vérifier que son business case est favorable. Les résultats sont une rationalisation du portefeuille projet et un ajustement des niveaux de service aux besoins réels des clients.

2. Réduire les charges en rationalisant et simplifiant le périmètre d’activité : des actions de rationalisation du parc applicatif et de simplification du socle technique (visant la diminution des coûts fixes, par exemple du poste de travail) sont rentables à moyen terme car donnent lieu à des suppressions de postes de dépenses apportant insuffisamment de bénéfices aux métiers. Une meilleure formation des utilisateurs œuvre également en ce sens en optimisant la valeur d’usage existante du SI. Il faudra prendre garde à tirer parti de ces démantèlements pour revoir les fonctionnements, et à correctement maîtriser les projets de transformation.

3. Contrôler la consommation des ressources : l’amélioration de la qualité de conduite des projets est une priorité pour supprimer les dérapages des investissements. L’utilisation de méthodes itératives, la mise en place de dispositifs de pilotage rapprochés des projets majeurs ou à enjeux, l’utilisation de référentiels de bonnes pratiques sont autant de moyens à disposition des DSI pour sécuriser leur budget d’investissement. Le même type d’effort peut également profiter aux organisations et processus, afin de tirer parti des gisements de productivités disponibles, notamment grâce aux référentiels et démarches du marché (ITIL, Lean IT, …) désormais rodés.

4. Réduire les coûts des ressources grâce à un sourcing défini au plus juste : mettre à jour périodiquement la politique « Make or Buy », en fonction des besoins de l’entreprise et de la DSI ainsi que des évolutions du marché, permet de garantir les meilleures conditions d’accès aux ressources. En particulier, il peut être bénéfique de remettre en jeu les contrats existants. Il s’agit toujours de maîtriser le coût des ressources internes et externes et de s’appuyer sur des partenaires pour les domaines où l’expertise interne n’est pas suffisante. Différents modes de fonctionnements existent : BPO « durable » sur des processus complets (TMA, Helpdesk par exemple) ou BOT (Build Operate Transfer) pour lancer une activité avant de la reprendre en interne.

Concrètement, agir sur ces leviers passe par une démarche éprouvée (diagnostic à 360° des dépenses SI, identification des gisements de productivité et priorisation des chantiers, pilotage du plan de maîtrise des coûts) qui permet d’activer au cas par cas les leviers d’optimisation les plus pertinents au regard de la stratégie et du contexte de l’entreprise.

Frédéric Thomas, associé et co-fondateur du groupe STERWEN