Face à l’explosion des contenus numériques et la judiciarisation des contentieux avec des tiers (clients, fournisseurs, salariés …) la mise en place d’une politique d’archivage garante de la gouvernance de l’information est devenue indispensable au bon fonctionnement d’une entreprise. Par Noureddine LAMRIRI, Responsable Consultants EVER TEAM.

Très vite, la question des outils à mettre en œuvre pour l’application de cette politique s’invite dans les projets de Records Management. Devant la convergence des besoins métier, la coordination de l’archivage papier et électronique au sein d’un même logiciel s’impose aux responsables de projets d’archivage comme une nécessité. Facilité d’usage pour l’utilisateur final, gain de productivité, rationalisation des coûts, maîtrise des risques… sont les avantages d’un logiciel de gestion d’archivage mixte.

Un espace de recherche unique pour les utilisateurs finaux

Dans leur environnement quotidien, les  collaborateurs travaillent indifféremment sur des documents papier ou électroniques. Certains documents électroniques peuvent d’ailleurs être utilisés comme preuve devant un tribunal en remplacement du papier, sous réserve de respect de la législation (archivage à valeur probatoire).  Alors pourquoi auraient-ils deux interfaces de recherche ? Pour gérer plus efficacement son patrimoine informationnel et disposer d’une meilleure maîtrise des risques, il est impératif de proposer une interface de recherche unifiée afin de retrouver l’information indifféremment dans les archives papier ou électroniques.

Pour aller plus loin, les utilisateurs finaux devraient même pouvoir faire une recherche fédérée sur l’ensemble des documents d’entreprise : les documents engageants et figés, archivés, et les documents vivants, stockés dans la GED.

Des processus d’archivage identiques

Dans une entreprise, la politique d’archivage s’applique à toutes les archives, quels que soient les supports de l’information, papier ou électronique. Le logiciel de gestion d’archives doit donc pouvoir utiliser les mêmes référentiels (tableau de gestion et durée de conservation par typologie de documents, règles de communication, description des acteurs, statistiques …) pour assurer la cohérence des processus suivants :

• L’identification des documents engageants pour l’entreprise, qui se matérialise dans le référentiel de conservation.
• Le processus de versement et de conservation des documents, qui doit garantir la traçabilité, l’intégrité et la pérennité des documents quelle que soit leur nature.
• Le processus de communication/restitution, qui permet d’assurer confidentialité et traçabilité des documents.
• L’application du sort final, destruction ou conservation définitive.

Mais des spécificités liées au support subsistent

Les différences liées au support  relèvent surtout des modules de gestion. A titre d’exemple, voici les modules concernant uniquement les documents électroniques nécessaires pour mettre en œuvre un SAE à valeur probatoire conforme aux normes NF Z42013 et  ISO 14641-1 :

• les outils de migration des archives numériques vers des formats ou des supports pérennes
• les outils de traçabilité
• la signature électronique
• la mise en place d’un coffre-fort électronique
• la gestion des espaces de stockage numérique …

Et ceux concernant uniquement l’archivage papier :

• la gestion des espaces de stockage physique
• le récolement
• l’externalisation du stockage physique …

Cohérence, simplicité et économie : ROI de l’archivage mixte

En conclusion, malgré certaines spécificités des modules de gestion liées purement au type de support des documents, la gestion des archives papier et électroniques doit se faire au sein d’un même outil afin d’être le reflet de la politique d’archivage de l’entreprise.

Une solution unique de gestion d’archives permet d’aligner le système informatique sur les objectifs de l’entreprise. Outre la rationalisation des coûts (de stockage notamment), le logiciel d’archivage mixte apporte de vrais gains de productivité en harmonisant et simplifiant le travail des archivistes et la recherche d’information des utilisateurs finaux.

Noureddine LAMRIRI, Responsable Consultants EVER TEAM

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