Aujourd’hui, les travailleurs sont de plus en plus mobiles et donc, de moins en moins présents à leur bureau. Ils visitent les clients et les succursales ; ils prennent le train ou l’avion ; ils sont sur la route ; ils passent plus de temps à travailler à leur domicile ; ils sont aussi bien en déplacement à l’extérieur que dans les locaux même de l'entreprise. Bref, une grande partie des travailleurs, dans de nombreuses entreprises, est déjà mobile. Par Klaus Schulz, Manager Product Marketing EMEA PFU Fujitsu.

La mobilité est d’ailleurs considérée comme un défi (entre « un peu » et « extrêmement ») par près de la moitié (43 %) des personnes interrogées en France par Symantec, dans le cadre de son  étude « State of Mobility Survey ».(1)

La mobilité : une nouvelle donne pour l’entreprise

Or, le travailleur mobile a besoin, veut avoir et doit, de plus en plus avoir, un accès direct à ses documents importants à tout moment, en tout lieu et, désormais, de préférence, par l'intermédiaire d'un Smartphone ou d’une Tablette PC. Une étude réalisée par Markess International auprès de 175 décideurs montre que 11 % de la population active française utilise déjà un Smartphone dans le cadre de son travail. Et cette proportion devrait plus que doubler d'ici à 2013. Les Tablettes ne sont pas en reste puisqu’elles représentent 23 % des projets mobilité en cours.(2) Quant au Cloud Computing, il entre, en 2012, pour les décideurs informatique, parmi les six priorités SI de l’année (8ème position en 2011). De même, ils sont 38% à considérer l’externalisation sur le Cloud parmi les projets à mener derrière les nouveaux équipements, la virtualisation et le déploiement d’applications Open source.(3) L’augmentation rapide de l'utilisation de ces outils technologiques dans beaucoup d’entreprises montre que la mobilité en entreprise est un sujet brûlant. Ils gagnent, qui plus est, rapidement en popularité pour atteindre des groupes d'utilisateurs toujours plus vastes et leur croissance va, à mesure que se développent les pratiques, se poursuivre dans les années à venir. Mais, si les entreprises apprécient ces compagnons mobiles qui permettent d’augmenter l'efficacité et la productivité de leur personnel et qu'elles s'attendent à ce qu'ils jouent un rôle central dans leur système d’information, cette mobilité nouvellement acquise crée, parallèlement, de nouvelles attentes en matière de traitement des données et des documents.

Les outils d’aide à la mobilité : les solutions de numérisation et leurs nouvelles applications

Tout aussi critique que l'accès à l'information est donc la capacité que l’on a de la transmettre rapidement. De fait, les solutions de numérisation sont appelées à se développer au fur et à mesure que se développent à la fois les outils de la mobilité et la mobilité des travailleurs. Au point même, qu’elles deviennent elles aussi, au même titre que les nouveaux appareils intelligents, un atout stratégique des entreprises. Les scanners permettent en effet aux utilisateurs d'intégrer l'information papier dans les processus numériques de l’entreprise y compris lorsqu’ils sont en déplacement, grâce au développement de scanners mobiles, et d’avoir accès à cette information de n’importe où et sur le support de leur choix (PC ; Smartphones ; Tablettes), grâce au développement de nouvelles applications qui permettent le Scan to Cloud, c’est-à-dire le transfert des documents papier dans des applications Cloud (Evernote, Google Docs, Salesforce CRM, Salesforce Chatter ou SugarSync) et le Scan to Mobile qui permet de numériser des documents papier et de les envoyer directement vers un terminal mobile. Avec ces outils d’aide à la mobilité, les transferts de l’information vers des terminaux mobiles deviennent un véritable jeu d’enfant. Non seulement, ils facilitent la vie des travailleurs nomades qui gagnent considérablement en efficacité, en souplesse et en productivité, mais aussi celle des entreprises qui bénéficient d’un meilleur accès aux informations et d’une diffusion plus rapide de celles-ci.

Toutefois, cette mobilité ne doit pas se faire au détriment de la sécurité des données rendues accessibles aux travailleurs nomades.

La sécurité est primordiale

La sécurité est amenée à devenir, tôt ou tard, un thème majeur dans le marché des communications mobiles. Elle est l'un des principaux objectifs de près de trois entreprises sur quatre et 42 % classent les appareils mobiles parmi les trois premiers risques informatiques (cf. étude Symantec).

La sécurité informatique deviendra de plus en plus critique, étant donné l'avènement des réseaux basés sur des IP mobiles et les vitesses beaucoup plus rapides des réseaux sans fil modernes. En outre, la complexité des réseaux, la variété des terminaux, ainsi que les nombreux protocoles différents et les technologies d'accès créent de nombreuses failles pour des attaques.

La mobilité des salariés et de l’information doit, dès lors, prendre en considération les aspects suivants :

• Stockage sécurisé et direct des documents. Les documents numérisés doivent être protégés automatiquement contre tout accès non autorisé, soit par un mot de passe stocké ou créé sur le champ.
• Protection contre les intrusions ou l’espionnage. Ici, les systèmes cibles basés sur le Cloud devraient supporter le transfert par l'intermédiaire de protocoles SSL.
• Infrastructure sécurisée. Le service Cloud devrait idéalement utiliser des serveurs redondants, de différents fournisseurs, installés dans des endroits différents.

Beaucoup d’applications Cloud existent déjà avec un système de  protection des données. Un exemple est SugarSync. Pendant que les utilisateurs travaillent, leur site Web personnel sécurisé SugarSync réalise sans cesse l'enregistrement de fichiers en utilisant le cryptage SSL. Une fois les données transférées vers le serveur SugarSync, elles sont cryptées 128 bits (AES, Advanced Encryption Standard).

Ainsi, si la mobilité des travailleurs, et ce n'est qu'une question de temps, est appelée à devenir une partie intégrante de la stratégie informatique d’une majorité d'entreprises dans les prochaines années, elle appelle en même temps à la prise en compte non seulement des outils d’aide à cette mobilité mais encore d’une donnée sécuritaire indispensable.

Klaus Schulz, Manager Product Marketing EMEA PFU Fujitsu