Comme nous l’avons présenté dans un précédent point de vue, les systèmes de GED que nous connaissons sont loin d’intégrer l’ensemble des documents présents dans les différents environnements du SI. Après la messagerie, nous allons maintenant aborder le poste de travail, sur lequel une myriade d’informations utilisées au quotidien est là aussi disponible mais peu ou pas partagée entre les collaborateurs faute d’accès simplifié à la GED. Devant ce constat, il est important de mettre en place les outils pour les intégrer à un système de gestion de contenu de nouvelle génération sans effort ni contrainte pour l’utilisateur. Par Ziad WAKIM, VP Solutions EVER TEAM.

Simplifier le dépôt de documents du poste de travail dans la GED

Il convient de remplacer le processus traditionnel de dépôt dans la GED, qui nécessite de nombreuses étapes et changements applicatifs (enregistrer le document sur le bureau ou le serveur de fichier, puis ouverture de la GED, recherche du fichier, téléchargement du fichier dans la GED, description manuelle des méta-données…) par une approche intégrée et « sans douleur » pour l’utilisateur. En une seule action (glisser-déposer, imprimer ou enregistrer sous) les documents de l’explorateur Windows ou des applications bureautiques et métier sont directement déposés, versionnés et les métadonnées décrites dans la GED, sans perte de temps ni interruption.

Lutter contre le cloisonnement de l’information

Une telle prise en compte des documents du poste de travail a pour objectif de lutter contre le principal facteur d’échec des projets ECM : la difficulté de mettre en œuvre des processus de contribution et de partage d’informations simples et efficaces. Il est donc stratégique de décloisonner l’accès à l’information répartie sur les postes de travail des collaborateurs de l’entreprise. Les outils du quotidien se positionnent alors comme des sources d’approvisionnement actives du système de gestion de contenu.

Pour garantir le succès des projets ECM nouvelle génération

Les nouveaux systèmes de Gestion de Contenu se distinguent en effet par des caractéristiques comme l’ouverture sur l’ensemble des environnements du SI, la simplicité de mise en œuvre par rapport aux environnements traditionnels, ou encore la prise en compte des règles métiers des entreprises…

Simplifier l’ensemble des étapes de dépôt et de consultation de documents côté utilisateurs finaux permet donc de garantir le succès de ce type de projet. La GED n’est ainsi pas perçue comme contraignante, mais plutôt comme génératrice de productivité.

Et gagner en productivité, partage et efficacité

A l’image d’autres solutions, les outils d’ECM continuent donc d’évoluer pour agréger un contenu hétérogène en forte croissance. Provenant de nombreux applicatifs et points d’accès, ce dernier doit être intégré dans une logique globale pour générer de la valeur et permettre à l’entreprise de capitaliser sur son patrimoine numérique. Cette hétérogénéité, et la complexité inhérente qui l’accompagne, ne doit pas devenir un poids supplémentaire pour les utilisateurs. Dans cette optique, l’intégration au poste de travail, doit faire partie de tout dispositif de GED transverse, afin d’atteindre les objectifs de productivité, de partage et d’efficacité de tels projets.

Ziad WAKIM, VP Solutions EVER TEAM