Nous recevons de plus en plus de factures électroniques. Pour le téléphone, pour l’énergie, pour des services… Ces factures électroniques sont souvent émises par de grandes entreprises. Mais les PME et PMI peuvent aussi émettre leurs factures clients sous forme électronique. Et comme il s’agit juste de remplacer le papier par de l’électronique, la mise en œuvre est simple et rapide. Par Eric Wanscoor, Qweeby

Trois raisons plus une, pour passer à la facture client électronique

La première raison pour passer à la facture client électronique est l’économie permise. Pas de papier, pas d’impression, pas de manipulations, pas d’affranchissement… La facture client électronique coûte moins cher que le timbre : c’est un levier rapide de réduction durable des frais généraux.

Une deuxième raison est le gain de temps. En quelques instants la facture électronique est émie et transmise au client. Elle part instantanément sans attendre d’être déposée à la Poste ou le passage du facteur. Idem du côté client : quelques secondes suffisent pour que la facture soit récupérée…

Une troisième raison est la traçabilité totale de la transmission. Cela vous permet de savoir quand la facture est récupérée. Les destinataires qui tardent à consulter les factures sont identifiés et peuvent être relancés facilement. Certes cela ne réduit pas le délai de paiement… mais cela permet de relancer avant l’échéance, un client qui visiblement ne s’intéresse pas aux factures que vous lui envoyez !

Et en plus la facture client électronique est un geste en faveur du développement durable : moins de papier c’est bon pour notre environnement.

« Moins cher, plus rapide et totalement la tracée… la facture client électronique, c’est comme une facture envoyée en recommandé. Avec l’instantanéité en plus. »

Bien respecter le cadre fiscal

Les avantages de la facture client électronique ne doivent pas pour autant conduire à faire n’importe quoi. La facture, surtout entre entreprises, est un document à valeur fiscale… Le fisc a donc défini des règles à respecter (articles 289 bis et 289-V du Code Général des Impôts).

Deux options existent. L’envoi d’une facture électronique sous forme de fichier structuré (EDI ou échange de données informatisé), cadré par l’article 289 bis, s’adresse aux grandes entreprises car le récepteur doit être équipé en EDI.  Par contre, l’envoi d’un fichier non structuré (PDF) est à la portée de toutes les entreprises. A condition de se conformer à l’article 289 – V qui demande que l’authenticité et l’intégrité du PDF soient garantis par une signature électronique, et que ce PDF signé soit conservé de manière pérenne et inaltérable. Dans les deux cas l’accord du client est requis (formel ou acceptation de CGV).

Le PDF est un composant de la facture électronique, mais il n’est pas en tant que tel une facture électronique. Il y a donc un grand danger, pour soi comme pour son client, à transmettre un PDF par voie e-mail. D’autant qu’à la non-conformité fiscale, s’ajoute l’absence de traçabilité.

Go !

Les avantages de la facture client électronique sont significatifs. Des outils simples permettent de démarrer à coût maîtrisé pour réaliser les premières factures dématérialisées puis monter en puissance. Les factures réalisées, sans changement, dans l’outil de facturation en place, seront récupérées au format PDF et transmises à leur destinataire après application de la signature électronique.

Pourquoi attendre et se priver d’une économie rapide et de la fiabilisation de l’envoi des factures clients ?

« La facture client électronique est à la portée des PME et PMI. Des solutions progicielles existent qui se mettent en œuvre vite et bien, et permettent des économies immédiates. »

Eric Wanscoor, Qweeby