La plateforme Microsoft SharePoint se positionne comme une brique incontournable de la gestion de l’information de l’entreprise. Pourtant, l’on constate que les collaborateurs ne l’utilisent pas suffisamment au quotidien. Les entreprises sont en réalité confrontées à deux problèmes concomitants. D’un côté, l’adoption et la formation des utilisateurs ; de l’autre, la gestion des e-mails, principaux supports de communication, mais ô combien difficiles à canaliser ! La solution ? Intégrer SharePoint directement dans la messagerie ! Par Florence Bogdelin-Joly, Responsable commerciale, EVER TEAM.

Un problème d’adoption et de formation

Selon une récente étude menée auprès auprès d’entreprises utilisatrices de SharePoint à travers le monde dans de multiples secteurs d’activité, l’adoption et la formation des utilisateurs lors de la mise en œuvre de SharePoint sont la problématique majeure pour 25 % des personnes interrogées. Or, certaines opérations courantes peuvent s’avérer fastidieuses pour un utilisateur non averti, comme déposer la pièce attachée d’un e-mail  dans une bibliothèque SharePoint.

Des e-mails omniprésents et difficiles à gérer

Depuis son utilisation massive dans l'entreprise, l’e-mail est devenu l'un des principaux moyens de communication. A travers les e-mails tout circule : des échanges informels entre collègues jusqu’au contrat important. Or, déposer un e-mail ou sa pièce jointe dans SharePoint pour partager et sécuriser l’information peut prendre un temps précieux. Il est tellement plus aisé - et rapide - de stocker ses e-mails dans son propre dossier d’archivage sous Outlook (PST files) ou d’imprimer les plus importants en vue d’un archivage papier !

La solution gagnante : intégrer SharePoint directement dans la messagerie !

L’enjeu est donc de permettre aux collaborateurs d’accéder à SharePoint de la manière la plus simple qui soit, afin d’intégrer documents et e-mails dans le référentiel documentaire. Pour faciliter l’adoption de la plateforme Microsoft  et s’assurer que toute l’information stratégique détenue dans les e-mails soit archivée, la solution ne serait-elle pas d’intégrer SharePoint directement dans l’outil de messagerie afin que les utilisateurs finaux « fassent du SharePoint sans le savoir ? ».

Il convient alors de s’appuyer sur des outils répondant à ce besoin fondamental. Ils permettent d’accéder et de déposer les e-mails et leurs pièces attachées (quel que soit leur format : Office, PDF, AutoCAD, son, image, vidéo, etc.) dans les bibliothèques SharePoint par simple glisser-déposer. Certains  environnements de nouvelle génération peuvent s’intégrer nativement au sein de la fenêtre principale d'Outlook, ce qui rend leur utilisation simple et intuitive pour tout collaborateur. Il est alors possible de renseigner les métadonnées des documents automatiquement ou manuellement. De plus, un moteur de règles d’intégration paramétrables des e-mails contribue à éviter les éventuelles erreurs de manipulation. Le système peut également assurer une gestion dynamique des versions des documents.

Pour quel retour sur investissement (ROI) ?

Une fois l’outil mis à disposition, les utilisateurs finaux gagnent du temps en optimisant la gestion de leurs e-mails dans SharePoint et ce, sans changer leurs habitudes de travail. D'où un ROI rapide, quantifiable et simple à calculer.
Du côté de la DSI, les boîtes mails et les espaces de stockage sont rationnalisés, le réseau désengorgé grâce à la réduction des échanges de mails, l’investissement dans SharePoint mieux rentabilisé grâce à la facilité d’utilisation et d’adoption apportée par cette intégration… tout cela pour une qualité de service améliorée.

Florence Bogdelin-Joly, Responsable commerciale, EVER TEAM