A l’occasion des retours de vacances, Damien Neyret, Directeur Général Délégué de MailInBlack, présente son expertise aux salariés et aux entreprises, afin d’adopter une meilleure gestion des flux d’e-mails et de réaliser l’impact que l’email peut avoir sur l’image de marque de l’entreprise. Par Damien Neyret, Directeur Général Délégué de MailinBlack.

Après la consultation des sites Web, l’email se classe en deuxième position des services les plus utilisés sur Internet. En France, un salarié envoie en moyenne 21 emails par jour, ce qui représente une réelle opportunité pour l’entreprise de supporter ses efforts de communication. Parallèlement, les alertes de réseaux sociaux, les newsletters, les messages publicitaires sont de plus en plus nombreux à envahir nos boîtes de réception et rendent le traitement des emails productifs difficile. 43 % des salariés français sont interrompus par un email au moins toutes les dix minutes.

L’augmentation du nombre des échanges numériques a mis l’email sur le banc des accusés : il est inculpé d’être la cause d’une baisse de productivité et même une source de stress. Dans ce contexte, comment faire de l’email, un outil de communication performant et bénéficier de la puissance et de l’impact de cet outil pour renforcer l’image de marque de l’entreprise ?

S’adapter aux nouvelles tendances

Aujourd’hui, l’omniprésence des échanges numériques et la mutation des moyens et méthodes de travail ont fait naitre de nouveaux enjeux liés à l’utilisation de l’email. L’ère numérique dans laquelle nous évoluons, amène les entreprises à multiplier leurs échanges en utilisant des supports de plus en plus variés et inédits. Résultat, on observe une augmentation des échanges de fichiers volumineux.

Cette tendance soulève de nouvelles problématiques en entreprise, notamment des difficultés techniques pour les sociétés recevant des fichiers lourds (saturation du serveur de messagerie). L’enjeu est alors double : limiter les transferts de fichiers volumineux sans freiner le collaborateur dans son utilisation quotidienne de l’email. De nouveaux outils répondent désormais à ces attentes et s’adaptent parfaitement aux besoins respectifs des utilisateurs tout en facilitant les échanges. L’objectif étant que l’email reste un support de communication, et non un support de transfert de données.

Faciliter la gestion des emails informatifs

Quelques années auparavant, pour faire face à la multiplication du volume des spams, mails indésirables à caractère commercial et publicitaire, et se prémunir de leur afflux dans les boîtes mails, nous avons vécu la naissance des solutions anti-spam et leur succès.

Aujourd’hui, l’engouement pour les échanges numériques est incontestable dû notamment : à la forte croissance du secteur de l’e-commerce (+17% en France en 20101), à la forte évolution du nombre de boîtes aux lettres électroniques depuis 10 ans, l’évolution du nombre d’abonnements à des newsletters, ou encore à la croissance des plates-formes de réseaux sociaux type Facebook, Viadeo, LinkDIn, Twitter ou SharePoint (taux de pénétration en croissance de 11% en Europe en 20101). Les entreprises sont amenées à s’ouvrir à ces derniers dans le cadre professionnel. Cette nouvelle tendance les incite à modifier leurs modes de fonctionnement traditionnels. On passe ainsi d’un modèle plutôt répressif, où l’on interdit l’accès aux réseaux sociaux sur le lieu de travail par exemple, à un modèle ouvert vers l’extérieur pour des besoins à vocation professionnelle. La conséquence de la disponibilité et de l’accessibilité de ces outils, est à l’origine du développement du marketing ciblé, conduisant les consommateurs à recevoir des emails potentiellement utiles, mais sans caractère d’urgence : ce sont les emails informatifs.

Devant le déferlement de ce type d’emails, il est devenu indispensable d’adopter des solutions appropriées pour la gestion du courrier informatif. En effet, de nouvelles problématiques ont fait leur apparition dans les entreprises autour de la gestion et de la classification des emails. Ceux-ci sont désormais répartis en trois catégories : les emails non-désirés (spams), les emails désirés non urgents (emails informatifs) et les emails désirés urgents (emails productifs). Nous avons alors une tri-catégorisation, facilitant la consultation et le traitement des emails. En effet, selon leur caractère, les emails ne requièrent pas la même disponibilité et la même réactivité de la part des utilisateurs.

A noter que le caractère productif et informatif peut varier en fonction des profils au sein d’une même entreprise, les utilisateurs  ont donc besoin de personnalisation, d’autonomie et d’adaptabilité dans la gestion de leurs emails.

Valoriser son image de marque

Face aux nouveaux enjeux de l’email, les entreprises sont amenées à sensibiliser les collaborateurs dans l’utilisation de cet outil. En effet, au travers des emails envoyés dans le cadre professionnel (utilisation du nom de domaine de la société), les utilisateurs deviennent des « ambassadeurs » individuels de l’entreprise. Ils sont alors porteurs de tous messages et valeurs, qu’ils soient positifs ou négatifs. Chaque email envoyé de la société peut enjoliver ou dégrader, consolider ou dissoudre son image de marque.

Dans une société à la recherche permanente de plus de réactivité, le délai de réponse d’un email impacte la relation de l’entreprise avec ses correspondants. L’accueil, y compris par email, est au coeur de la construction de l’image de l’organisation, d’autant plus crucial pour les nouveaux correspondants, la première impression étant celle qui perdure.

La constante augmentation du volume de mails et leur omniprésence dans le monde professionnel, placent les échanges numériques au coeur de nouvelles perspectives. Ils représentent aujourd’hui une réelle opportunité pour l’entreprise de renforcer ses efforts de communication. Une nouvelle conception des échanges voit le jour : soigner son image de marque au travers de l’email, tout en valorisant son correspondant.