Incontestablement, le patrimoine digital de l’entreprise ne cesse de s’accroître à un rythme toujours plus soutenu. Applications variées, bases de données hétérogènes, processus métiers spécifiques, serveurs de fichiers… autant d‘éléments qui contribuent à accroître le contenu de la base documentaire de l’entreprise, mais également à la complexifier. Par Ziad WAKIM, VP Solutions EVER TEAM.

Il est donc plus que jamais nécessaire de revenir aux fondamentaux de la Gestion Electronique de Documents pour définir les contours d’un système central permettant de valoriser l’actif immatériel de l’entreprise. A ces éléments, s’ajoutent les nombreuses demandes qui découlent des nouveaux usages qui font leur apparition dans le monde professionnel : travail collaboratif, documents dématérialisés à la source, etc.

L’une des premières règles pourrait être celle de ne pas prendre son projet sous un angle purement technologique. En effet, les projets de GED sont implicitement et étroitement liés à des éléments organisationnels, métiers voire réglementaires. Il convient donc de les aborder avec du bon sens et de répondre pragmatiquement à des attentes tactiques multiples : gestion des droits et des espaces partagés, gestion des versioning de documents, demande de partage de documents, sécurisation des documents…

Il est donc nécessaire et impératif de penser un projet de GED dans son ensemble et de donner de la cohérence à ces différentes étapes. Cela implique également de maîtriser parfaitement le cycle de vie du document, d’en connaître son importance, son utilisation… bref son ADN et sa finalité. N’oublions pas que la GED doit répondre à des promesses stratégiques pour ses utilisateurs (côté back-office), comme pour les clients. Parmi les principaux bénéfices attendus, nous pouvons citer un meilleur confort de travail pour les collaborateurs, une accélération sensible des délais de traitement et de réponses du côté service client, une meilleure traçabilité, la diminution des incidents liés à une information erronée ou manquante, etc.

Bien concevoir son projet de GED implique donc de respecter de grandes étapes :

- L’acquisition

Cette phase cruciale permet d’intégrer l’ensemble des documents dans le système d’information ou plus précisément dans la GED. Il s’agit bien entendu d’avoir une approche multicanale et d’intégrer tous les types de contenus (papier, mail, vidéo, photo…) en adoptant un format standard comme XML qui facilitera leur intégration dans le référentiel documentaire de l’entreprise.

- Le traitement

A ce stade, il est indispensable de donner de la cohérence aux données précédemment citées et de mettre en place un processus de gestion industriel et normalisé : indexation automatique, création de référentiels, cohérence et ergonomie du plan de classement, définition de règles de gestion, de circulation, de validation, de classement, de stockage et d’archivage.

- La publication et recherche

Enfin, les contenus et documents doivent être aisément accessibles et exploitables par leurs utilisateurs. Pour l’accessibilité, un moteur de recherche performant doit être au centre du dispositif et permettre d’afficher et de consulter les ressources souhaitées en quasi temps réel. En termes de publication, les documents doivent pouvoir être consultés dans toutes les configurations existantes : extranet, portail web, support physique… Une approche 360 est indispensable. Mais attention à la confidentialité des informations : à chaque profil de collaborateurs et type de contenu doit être associée une gestion fine des droits d’accès.

La maîtrise des documents est donc au cœur des préoccupations des DSI. Il convient alors de remplacer le classement classique des documents présents dans les traditionnels serveurs de fichiers sous Windows Explorer par une véritable architecture de gestion électronique de documents transverse à l’organisation. C’est à cette condition que les projets de gestion électronique de documents pourront permettre à l’entreprise d’accroître sa qualité de service. Conscientes de ces éléments, nombreuses sont les grandes entreprises et administrations qui ont décidé de lancer de vastes projets de modernisation de leur infrastructure de gestion documentaire pour la rendre plus agile. Ce constat est également vrai pour les petites et moyennes entreprises qui s’orientent désormais massivement vers des systèmes de GED de nouvelle génération.

Ziad WAKIM, VP Solutions EVER TEAM