Force est de constater que l’ERP et l’ECM ont souvent été abordés de manière distincte au sein des DSI. Alors que le premier gère les données structurées et les processus opérationnels, le second gère les contenus non structurés, c'est-à-dire tous les documents intervenant dans ces processus, soit 80% de l’information de l’entreprise. Désormais, nombre d’entreprises cherchent à tirer parti de l'intégration de ces deux plates-formes stratégiques. Par Ziad WAKIM, VP Solutions, EVER TEAM

Force est de constater que l’ERP et l’ECM ont souvent été abordés de manière distincte au sein des DSI. Alors que le premier gère les données structurées et les processus opérationnels, le second gère les contenus non structurés, c'est-à-dire tous les documents intervenant dans ces processus, soit 80% de l’information de l’entreprise. Désormais, nombre d’entreprises cherchent à tirer parti de l'intégration de ces deux plates-formes stratégiques.

Concrètement, les entreprises cherchant à améliorer leurs coûts d'exploitation et la qualité de leur service clients sont susceptibles de lancer des projets d'intégration ERP et ECM. Dans un récent sondage de l'AIIM, les sociétés interrogées affirment que le retour sur investissement est bien supérieur pour des projets d’intégration de l’ERP et de l’ECM que pour tout autre projet d’intégration informatique. En ce sens, il est utile, et donc incontournable, de réunir ces deux composantes stratégiques pour améliorer la productivité des collaborateurs et la performance de l’entreprise.

Afin de mettre en place un projet de ce type, il est fondamental d’aborder différents points :

- Combiner les documents et les données transactionnelles, afin de rationaliser les processus documentaires, tels que la gestion des factures ;

- Accéder à une vue unique à 360 ° des informations clients à travers l’ERP, le CRM ou le système de gestion de contenu pour améliorer le service client,

- Disposer de fonctions avancées de recherche pour améliorer l’accès aux informations

Des freins technologiques et organisationnels

Mais attention, ces efforts d'intégration peuvent être ralentis par plusieurs facteurs techniques et organisationnels. Le principal frein technologique est le coût de l'intégration de systèmes qui ne sont pas initialement conçus pour l'être. Les problèmes organisationnels proviennent essentiellement du fait que l’ERP et l’ECM sont gérés par des équipes différentes. Le challenge est alors de connecter les métadonnées et les documents de ces deux types d’applications et d’appliquer des règles communes de gestion de vie des documents, afin d’obtenir un environnement homogène qui facilite l’intégration.

De nouvelles stratégies d'intégration de ces plates-formes ERP et ECM ont néanmoins montré un meilleur taux de réussite en s'attaquant directement à ces problèmes. Cela a notamment été rendu possible grâce à l’utilisation de technologies innovantes comme les mash-ups ou encore grâce à la mise en œuvre de bonnes pratiques dans les logiciels en mettant l'accent sur les processus métiers, comme les factures, les RH ou le juridique.

• La clé du succès de ces nouveaux outils est leur simplicité. L’on notera également qu’une bonne gestion des métadonnées et des liens offre la possibilité d'intégrer plusieurs applications basées sur le même objet. L'approche de l'intégration ERP et ECM, à travers ces nouvelles stratégies, offre donc de nombreux avantages.

Prenons quelques exemples plus parlants :

- Les entreprises sont en mesure de mieux exploiter les investissements existants dans les deux domaines ;

- Les processus traités dans l’ERP sont plus efficaces, dans la mesure où les utilisateurs peuvent désormais accéder directement à des contenus non structurés à partir de leur application métier ;

- Le service client est amélioré grâce à une vue complète et en temps réel de tous les renseignements sur les clients ;

- Le contenu du référentiel documentaire est amélioré grâce à l’intégration permanente des documents et informations issus de l’ERP. Cela permet de mettre en place une politique de gestion de l'information efficace.

Les nouvelles technologies permettent donc de faciliter l’intégration de l’ERP et de l’ECM. A n’en pas douter, la combinaison des plates-formes ECM et ERP fera certainement partie, à court et moyen terme, de la plupart des stratégies de gouvernance de l'information émises par les DSI.

Ziad WAKIM, VP Solutions, EVER TEAM