Plus que jamais 2010 semble se présenter comme une grande année pour la dématérialisation des échanges et des documents. En effet, portée par des ratios économiques, organisationnels et environnementaux, la dématérialisation se positionne dans le top 3 des priorités des entreprises.  Démonstration de Thierry PECQUET, Directeur de l’offre Dématérialisation et Confiance Numérique chez HAPSIS.

Plus que jamais 2010 semble se présenter comme une grande année pour la dématérialisation des échanges et des documents. En effet, portée par des ratios économiques, organisationnels et environnementaux, la dématérialisation se positionne dans le top 3 des priorités des entreprises.

Un tel succès s’explique, notamment, par le travail de fond réalisé par les principaux fournisseurs du marché, qui ont réussi à développer des offres matures et bien adaptées aux besoins formulés par les entreprises et les administrations. Bien entendu, la dématérialisation est un vaste sujet que nous ne pourrons pas aborder dans sa globalité. Lors de ce premier tour d’horizon, nous nous focaliserons sur les projets liés à la dématérialisation de factures.

La dématérialisation de factures est, sans aucun doute, l’un des projets les plus avancés en matière de dématérialisation. Elle fait référence à 2 articles de loi : l'article 289 alinéa 5 du Code des impôts, relatif aux documents structurés EDI, et l'article 289 Bis, concernant les documents non structurés, signés électroniquement. L’objectif de ces projets est d’améliorer les processus d’échange entre les différents acteurs, de garantir l'intégrité du document, mais également de mettre en place un archivage légal.

Portés par une logique de rationalisation et de fiabilisation, ces chantiers sont désormais largement répandus dans les entreprises. L’on notera que l’industrie de la distribution (retail) se trouvait largement à l’origine de leur émergence. Cela s’explique principalement par les spécificités liées à ce secteur d’activités (fournisseurs multiples, passage des ordres en temps réel, etc.).

Il est également important de noter que l’on ne peut parler de dématérialisation de factures sans intégrer la notion de fiscalité. Il est, en fait, plus judicieux de parler de dématérialisation fiscale des factures. En effet, les projets de dématérialisation de factures doivent intégrer des contraintes réglementaires très précises.

Pour être considérées comme étant valables, des règles propres à l'émetteur et au récepteur doivent être strictement respectées. Il convient donc de ne pas sous estimer l’importance du volet réglementaire et de ne pas se focaliser uniquement sur la technologie. L'enjeu de la dématérialisation des factures n’est donc pas à considérer uniquement sous la seule approche économique, mais bel et bien comme un projet légal et organisationnel.

Sur le plan économique, l’on notera, tout de même qu’en optant pour la dématérialisation, une économie moyenne de 15 centimes d’euro est réalisée sur chaque facture, Cette donnée explique largement l’attrait de ce type d’approche pour les gros émetteurs de factures.

Véritables projets d’entreprises réunissant Direction Générale, Direction Financière et Direction des Systèmes d’Information, les chantiers de dématérialisation tendent à se banaliser et à se positionner comme un standard, dans la vie des entreprises. Très largement adoptés par les grands comptes, l’on assiste désormais à un essaimage important au sein des PME. Peut-être, assistons-nous à la disparition définitive de la traditionnelle facture papier. Un point qu’il conviendra de vérifier d’ici quelques années.

Thierry PECQUET, Directeur de l’offre Dématérialisation et Confiance Numérique chez HAPSIS