Tout dirigeant d'entreprise a été ou sera confronté à un changement de système d'exploitation de son parc informatique. Que ce soit pour cause de changement de machines, d'obselescence ou encore comme le 8 avril dernier avec Mircrosoft de l'arrêt du support utilisateur et des mises à jour de sécurité pour Windows XP, le passage à un tout nouveau système d'exploitation est une étape inéluctable dans la vie d'une entreprise. Mais ce passage ne doit pas se faire de manière irréfléchie sous peine de risque de perte de données cruciales pour l'activité de l'entreprise.

Pour les services informatiques au budget restreint, cette tâche peut paraître irréalisable mais il n'en est rien. Voici les 10 choses à faire pour effectuer une migration vers un nouveau sytème d'exploitation correctement, rapidement et à moindre coût :

1. Planifiez et préparez la migration : n'installez pas simplement le dernier système d'exploitation sur toutes vos machines sans réfléchir ! Planifiez et testez chaque étape de la migration pour savoir où vous allez et éviter ainsi de générer une erreur critique susceptible d'entraîner une interruption d'activité générale. Planifiez une migration test initiale pour une à deux machines. Cela vous permettra d'affiner le processus pour le reste de vos machines.

2. Choisissez un chemin de migration : si vos collaborateurs travaillent déjà sur des machines dont vous venez de faire l'acquisition, mais qui exécutent un ancien système, conservez les machines et remplacez uniquement le système. Achetez le nouveau logiciel et installez-le sur ces ordinateurs. Mais si vos machines ont plus de 5 ans, cela peut valoir la peine de les remplacer par de nouvelles qui exécuteront plus facilement des systèmes d'exploitation sophistiqués. Exécuter un système d'exploitation récent sur d'anciennes machines peut entraîner des ralentissements et affecter considérablement la productivité de vos collaborateurs. En outre, la version la plus récente du système d'exploitation viendra à son tour à être remplacée et une nouvelle migration sera alors requise. Soyez prévoyant de sorte que vos machines puissent toujours exécuter les systèmes les plus récents.

3. Sauvegardez les machines : avant d'installer un nouveau système d'exploitation, vous devez sauvegarder toutes les informations de vos anciens systèmes . Effectuer une migration sans avoir sauvegardé intégralement une machine (fichiers et système) entraîne des risques de perte de données. Comme il ne s'agit pas d'une simple mise à jour, mais de l'installation « propre » d'un nouveau système, le processus d'installation supprimera bon nombre de dossiers contenant des fichiers et données de première importance. Tout, des données financières aux informations sensibles de l'entreprise, peut être perdu de façon irrémédiable, entraînant ainsi une baisse de la productivité et de votre chiffre d'affaires.

4. Ne vous contentez pas de sauvegarder uniquement des fichiers, utilisez la technologie d'image disque : les systèmes d'exploitation sont complexes et incluent des données qui résident en dehors des fichiers. Pensez à vos mots de passe, à vos préférences et à tout ce qui existe sur votre ordinateur dans les applications ou les préférences système sans être sauvegardé de façon spécifique dans un dossier. Assurez-vous d'utiliser une solution de sauvegarde qui inclut la technologie d'image disque, ce qui signifie que votre système complet et vos fichiers sont sauvegardés simultanément. Si vous optez pour une solution qui sauvegarde uniquement les fichiers, vous ne pourrez restaurer ni vos systèmes ni vos applications sous le nouveau système d'exploitation, et vos collaborateurs ne pourront plus accéder à des applications critiques pour l'entreprise, telles que leur messagerie.

5. Sauvegardez tout : nombre d'utilisateurs placent des documents dans la Corbeille ou créent des dossiers temporaires afin d'y stocker leurs fichiers. Sauvegardez même ces dossiers souvent oubliés ! Vous ne savez pas ce que vos collaborateurs ont pu y stocker et dont votre entreprise pourrait avoir besoin ultérieurement. N'oubliez pas non plus les partitions cachées. Ce sont des partitions que l'on retrouve souvent sur les machines Acer, Asus, Dell, HP et IBM, qui permettent aux utilisateurs de restaurer leur ordinateur à son état d'origine (lors de son achat), sans avoir recours à un CD ou à un DVD. C'est une partition critique que vous devez sauvegarder et transférer sur votre nouvelle machine.

6. Attendez le dernier moment avant de lancer la sauvegarde (juste avant ou juste après l'ultime arrêt de la machine) : vos collaborateurs créent ou modifient constamment des fichiers et des projets. Si vous sauvegardez leurs systèmes le jour précédant la migration, vous perdrez toute une journée de leur précieux travail. Attendez le dernier moment avant de lancer la dernière sauvegarde précédant la migration. Si le temps et les ressources impartis ne le permettent pas, utilisez une solution de sauvegarde incrémentielle pour sauvegarder les données les plus récentes enregistrées sur le système. Nombre de solutions de sauvegarde complète incluent l'option de sauvegarde incrémentielle. Si ce n'est pas le cas de la vôtre, vous pouvez faire l'acquisition d'une solution intégrant des options de sauvegarde incrémentielle Cela vous permettra de vous acquitter de cette tâche en moins d'une heure.

7. Utilisez des outils de déploiement en masse pour votre nouveau système d'exploitation : si vous gérez plus de 50 machines, n'installez pas votre nouveau système sur chaque machine l'une après l'autre. Vous perdrez un temps précieux ! Chaque installation nécessitera au moins une heure. Autrement dit, avec plusieurs machines (souvent des centaines), cela nécessiterait des semaines d'installation. Pour gagner du temps et vous simplifier la tâche, optez pour une installation simultanée sur l'ensemble de vos machines en utilisant un outil de déploiement en masse. Si vous les exécutez en dehors des heures de bureau (de nuit ou le week-end), cela vous évitera d'affecter la productivité de vos collaborateurs. En à peine quatre heures, vous pourrez mettre à jour des centaines de machines !

8. Convertissez votre sauvegarde sous forme d'image disque en machine virtuelle : des outils gratuits, tels que VMware Player ou VirtualBox peuvent vous aider à exécuter votre ancien système d'exploitation dans un environnement virtuel. Le logiciel de sauvegarde sous forme d'image disque que vous utilisez pour sauvegarder vos systèmes avant la migration doit vous permettre de convertir ces sauvegardes dans le format de machine virtuelle (VM). Cela vous permet d'accéder facilement à une copie virtuelle de votre ancien système d'exploitation, et de retrouver des fichiers, de vérifier des paramètres et des applications, ou de retrouver d'anciennes clés logicielles. Cela s'avère très pratique pour les clés de licence des applications, lesquelles sont accessibles via l'interface utilisateur du programme, mais pas au sein d'un fichier standard. Lorsque vous serez prêt à mettre à niveau votre système d'exploitation et que vous réinstallerez une application, vous ne disposerez pas de la clé permettant de l'utiliser. Ce problème est de taille pour toute entreprise exécutant de simples applications telles que Word ou PowerPoint.

9. Utilisez des outils de restauration qui vous offrent la plus grande latitude : une fois prêt à faire migrer vos données sur votre nouveau système d'exploitation, vous pouvez procéder de bien des façons pour restaurer vos données à partir de votre sauvegarde. Optez pour l'outil qui vous offre la plus grande flexibilité, notamment des catalogues de recherche, etc. Utiliser un outil qui vous offre des possibilités multiples pour retrouver vos données, simplifie la transition, ce qui permet à vos collaborateurs de ne pas perdre de temps et donc de tenir les délais. Si vous utilisez une solution qui n'offre qu'une seule méthode, retrouver des fichiers et des applications nécessitera plus de temps et vos équipes ne seront pas immédiatement opérationnelles.

10. Lorsque vous avez terminé, archivez vos sauvegardes : ce n'est pas parce que vous venez de migrer vers un nouveau système d'exploitation que vous n'aurez plus besoin de vos sauvegardes. Vous en aurez peut-être besoin ultérieurement lors d'une prochaine mise à jour du système d'expoitation. Stockez toutes vos sauvegardes sur un disque dur externe, dans le cloud, voire sur bandes, mais ne les supprimez pas.

Nombreux sont les dirigeants d'entreprise qui pensent que leur infrastructure informatique est si obsolète qu'ils ne savent pas par où commencer. N'oubliez pas : que vous fassiez migrer 5 ou 500 machines, le processus est très similaire. Pour une migration sans effort, éviter de perdre des données et vous assurer que votre système ne sera pas exposé à des menaces de sécurité non corrigées, suivez bien l'ensemble de ces étapes.