Arrivé à maturité, l’ERP est plus qu’un outil de gestion : moteur de la compétitivité de l'entreprise, il permet d’améliorer la productivité et contribue à la création de valeur. Doté d’intelligence, l’ERP est devenu un instrument de pilotage. Instaurée dans le cadre d’un projet global d’entreprise, la modernisation de l’outil de gestion est considérée par les dirigeants comme un vecteur de développement. Par Isabelle Saint Martin, Chef de marché ERP chez Sage.

Isabelle Saint Martin, Chef de produit ERP chez Sage est intervenue lors de la conférence « L’ERP intelligent, un mythe ? Mobilité, décisionnel, métier…  les tendances de l’ERP en 2013 » du Forum CXP. Cette session visait à faire le point sur les évolutions de l’ERP en 2013 et leur impact sur le système d’Information des entreprises. Dans ce cadre, elle revient sur quelques points clés.

« Pour répondre aux impératifs, l’ERP doit d’abord être pertinent. Il doit fournir un haut niveau defonctionnalités, voire des fonctions spécialisées, et respecter la logique métier. Proposer la bonne information, au bon endroit, au bon moment, sous la forme la plus adaptée au contexte d’utilisation impacte la conception des progiciels, notamment la cinématique applicative et l’ergonomie. » explique Isabelle Saint Martin « Sage est partisan de la technologie utile et de choix fondés sur une parfaite expérience utilisateur. La plate-forme technique sur laquelle nous bâtissons nos solutions embarque demanière intégrée tous les composants utiles ainsi que des fonctions à valeur ajoutée telles que le décisionnel, la gestion documentaire, la mobilité ».

Le décisionnel permet de gagner en réactivité dans la gestion et la prise de décision 

Le besoin d’outils facilitant la prise de décision est le premier parmi les déclencheurs de projets d’équipements logiciels ou de refonte des systèmes existants. Et pour cause, la conjoncture économique actuelle ne laisse pas de place à l’incertitude. Il est désormais incontournable, pour toutes les entreprises, quelles que soient leurs tailles, de se doter d’outils leur permettant de maîtriser  leur activité.

Le décisionnel intégré à l’ERP permet aux entreprises d'exploiter intuitivement la richesse de leurs données de gestion. Les requêtes spontanées, en temps réel, optimisent leur réactivité. Les fonctions d'analyse prédictive permettent d’anticiper les tendances à venir et d’affiner les plans d’action. Ainsi, tous les collaborateurs, quel que soit leur métier, peuvent prendre des décisions basées sur des indicateurs fiables et personnalisables selon leurs besoins propres(évolution des charges et produits, palmarès clients, rotation des stocks...).

« Tous les collaborateurs sont concernés car ils contribuent à la performance d’une entreprise, individuellement ou collectivement. Un utilisateur opérationnel ou un décisionnaire sera plus efficace s’il accède simplement à des informations fiables : des indicateurs pertinents, des analyses sur l’activité et une vision transverse sur la traçabilité des opérations, » illustre Isabelle Saint Martin « Néanmoins, juger de la pertinence d’une solution nécessite une évaluation en profondeur. Un ERP intégrant de telles fonctions ne présentera un intérêt pour l’entreprise que si l’éditeur s’est investi à concevoir et livrer l’ensemble des constituants nécessaires à une mise en œuvre facilitée et rapide. Par ailleurs, si l’effort technique est fortement allégé, l’accompagnement et le facteur humain restent des dimensions fondamentales ».

La gestion collaborative, la dématérialisation et le workflow optimisent la circulation de l’information

Historiquement implantée dans certains secteurs contraints à un important volume de flux, la dématérialisation s’impose aujourd’hui à toutes les entreprises et fait partie des réflexes liés aux usages personnels. A côté de l’ERP qui gère des données structurées, les besoins sont de prendre en compte les données non structurées et l’interconnexion avec des référentiels documentaires.Parallèlement, l'évolution des processus et des organisations, notamment l'expansion du mode projet, ouvre la dimension d’une collaboration transversale, dans des espaces d’échanges partagés via des portails. Isabelle Saint Martin explique : « Cette évolution ainsi que le développement de la dématérialisation et le durcissement des exigences de traçabilité ont impacté l’ERP. Au-delà de connecter les utilisateurs aux systèmes d’information, il s’agit de faciliter les interactions, d’optimiser le partage des données et des documents de gestion, mais aussi d’assurer le stockage des justificatifs des transactions. »

Appliqué aux processus internes et externes de l'entreprise, le workflow rationalise les opérations de gestion et fluidifie les flux d'informations tout en simplifiant les contrôles. Son paramétrage permet de s’adapter aux spécificités des pratiques de l'entreprise. Cette automatisation facilite les processus impliquant traditionnellement de manipuler de nombreux documents. Isabelle Saint Martin illustre : « Les entreprises peuvent déclencher l'envoi d'e-mails et de pièces jointes, en permettant aux destinataires d’entreprendre une action par simple clic. Par exemple, approuver ou rejeter une demande d'achat. ».

L’instauration d’une gestiondocumentaire intégrée à l’ERP en renforce la pertinence, les documents associés pouvant dans la foulée être indexés et stockés de manière sécurisée dans unespace approprié « coffre-fort » et de manière connectée au référentiel de gestion « Les entreprises expriment un fort intérêt pour la dématérialisation, notamment pour la numérisation des documents entrants et leur rapprochement automatique ouassisté, le référencement des documents sortants et toutes autres techniques contribuant à la valeur probante des documents comme la signature électronique.  » explique Isabelle Saint Martin « L’ERP peut répondre à ces besoins via des outils intégrés ou extérieurs et interconnectés. Toutefois, encapsuler de telles solutions dans l’ERP requiert des dispositions techniques d’ouverture, pour assurer la connectivité applicative au niveau des couches basses des logiciels. »

La mobilité dans l’ERP suit l’accélération de la consommation et du nomadisme

La rationalisation des processus au sein des entreprises a favorisé l’instauration d’équipements nomades pour optimiser les circuits d’information et les ressources (exemple : améliorer les flux dans l’entrepôt, l’atelier ou au niveau du transport, maximiser l’efficacité de la force de vente ou des techniciens). Les gains opérationnels obtenus concernent les temps consommés, la fiabilité et la traçabilité de l’information.

La généralisation des usages mobiles impacte fortement l’ERP. Ces dernières années, la démocratisation des équipements et des offres d’abonnement mobiles a permis le développement de leur usage en milieu professionnel, avec en toile de fond l’expansion d’organisations réparties et de collaborateurs itinérants. En parallèle, la généralisation de l’équipement individuel, l’accroissement de leurs possibilités dans le domaine applicatif et l’accès à internet ont favorisé l’utilisation des appareils personnels en contexte professionnel, y compris pour accéder aux données de gestion.

« D’après nos études de marché, les actifs possèdent en moyenne 3,4 équipements et 2 actifs sur 3 possèdent un équipement connectable en mobilité. L’équipement personnel domine. Le téléphone mobile arrive en première position (97%), les smartphones étant majoritaires (60%). » explique Isabelle Saint-Martin « Aujourd’hui, accéder à ses données personnelles en contexte de déplacement via un téléphone, un smartphone, une tablette ou un terminal connecté à internet est devenu incontournable. Il en va de même pour les données professionnelles. Dès lors, il parait naturel que l’utilisateur d’un ERP puisse accéder aux données partagées de l’entreprise et interagir avec d’autres collaborateurs, clients ou partenaires, via un équipement mobile. »

Ainsi un axe majeur d’application de l’ERP dans l’entreprise est l’accès facilité pour les utilisateurs habituels ou occasionnels aux données de gestion et tableaux de bord depuis un quelconque terminal, qu’il s’agisse d’un poste connecté au bureau via Internet ou d’un équipement mobile. « Fort d’un investissement constant en R&D, notre offre ERP évolue vers une totale flexibilité en la matière, grâce au recours généralisé du protocole HTML5 dans nos applications » explique Isabelle Saint-Martin.

L’ERP facteur d’adoption : un virage à prendre

La mobilité est une illustration de la révolution des usages qu’engendrent les technologies dans l’entreprise. La nouvelle génération de collaborateurs et de décideurs sont sur d’autres référentiels que leurs ainés et perçoivent immédiatement l’intérêt des technologies. « L’adoption des ERP a longtemps été freinée par un défaut d’appropriation par les utilisateurs. A présent, les utilisateurs ont changé leur rapport aux technologies, à titre individuel, et vont plus rapidement à l’objectif d’en tirer les bénéfices opérationnels. » commente Isabelle Saint-Martin.

Ce phénomène accélère l’introduction d’une nouvelle génération d’outils, aussi attractifs qu’efficaces, et engendre l’évolution des pratiques des entreprises pour améliorer leurs systèmes de gestion. Un virage qu’il faut accompagner. « Internet, les réseaux sociaux, les téléphones et autres tablettes sont devenus des outils familiers à travers lesquels sont nés de nouveaux réflexes d’utilisation, perpétués en milieu professionnel. Les utilisateurs attendent de retrouver ces d’usage dans leur outil de gestion. Chez Sage, nous considérons avec sérieux ces nouveaux critères facilitant l’adoption et la maîtrise des outils par les utilisateurs » explique Isabelle Saint-Martin.

Les progiciels de gestion, en particulier les ERP, sont au cœur de la stratégie des entreprises. Les éditeurs doivent en tenir compte car les technologies accélèrent les mouvements de transformation au sein des entreprises. L’évolution des technologies met à leur portée de nouvelles opportunités, conciliant leurs impératifs d’innovation, de flexibilité et de coûts. « Au-delà de la pertinence métier, les briques technologiques telles que le décisionnel, la mobilité, le workflow ou la dématérialisations’illustrent comme des fonctions à forte valeur ajoutée. Lorsque ces composants sont embarqués dans le progiciel, l’ERP permet d’apporter des bénéfices supplémentaires pour les utilisateurs au cœur même de leur outil opérationnel. L’ERP intelligent n’est donc pas un mythe » conclut Isabelle Saint Martin. L’enjeu pour les éditeurs est de faire les bons choix d’investissements fonctionnels et technologiques afin de répondre à l’évolution des besoins dans toutes leurs dimensions. « L’ERP doit non seulement être intelligent, mais aussi répondre à de nouvelles exigences qui se perpétueront dans le futur, d’ouverture applicative, à travers les technologies orientées services notamment, et de flexibilité d’usage partout dans l’entreprise. »